Opptak til høyere yrkesfaglig utdanning på grunnlag av realkompetanse

• Søknader registreres i felles søknadsportal for fagskoler som deltar i det samordnede opptaket. En søknad kan ha flere saksbehandlere. Søknadsalternativene i en søknad behandles av lærestedet som tilbyr studiet.
• Lærestedet vurderer realkompetansen til søkeren, basert på dokumentasjon lastet opp i søknaden.
• Administrasjonen og faglærerne vurderer realkompetansesøkere.
• Samordna opptak (HK-dir) svarer på generelle spørsmål om søknadsregistrering. Det er generell informasjon om realkompetanse på nettsidene til Samordna opptak. Søkerne henvises til lærestedene for ytterligere informasjon og ved spørsmål om realkompetansevurdering.
• Søknadene behandles av det enkelte lærested i en dataapplikasjon for saksbehandling.
• Samordna opptak sender ut svarbrev til søkerne.

Figuren under viser hvordan opptak til fagskolen på grunnlag av realkompetanse kan foregå, der både søker og ansatt ved fagskolen har ansvar. Eksempler på hvem som kan gjøre hva i prosessen, blir beskrevet i kapittel 6.3–6.13.

I en realkompetansevurdering deltar både søkeren og det administrative og faglige personalet ved fagskolen. Faglig og administrativt personale har ulike roller og ansvar, og det er derfor viktig at de samarbeider. Det er opp til fagskolen å avgjøre hvilket ansvar som ligger til hvem.

Nedenfor beskriver vi oppgaver som kan være aktuelle for søkeren, det administrative personalet og det faglige personalet i ulike stadier i prosessen. Oversikten er generell og kan brukes som utgangspunkt for utforming av egne rutiner ved de enkelte fagskolene. Hvem som utfører de ulike oppgavene, kan variere fra fag til fag, og fra fagskole til fagskole. Fagansvarlig for den aktuelle utdanningen bør ha en sentral rolle.

Informasjon og kartlegging

Søkeren

• innhente relevant informasjon og kartlegge egen kompetanse
• søke veiledning
• eventuelt velge å ikke søke fritak basert på realkompetanse

Administrativt personale

• gi informasjon om prosedyrer og krav til dokumentasjon som skal legges ved en søknad om fritak
• veilede i søkeprosessen

Fagansvarlig/fagperson

• bidra til å klargjøre faglige krav til fritak og hva slags dokumentasjon som kan være aktuell å levere
• eventuelt lage oppgave eller test til søker

Dokumentasjon

Søkeren

• samle/utarbeide dokumentasjon og levere/registrere søknad

Administrativt personale

• gi informasjon og veiledning

Fagansvarlig/fagperson

• eventuelt bistå søker med faglig veiledning

Søknadsbehandling

Søkeren

• ved behov: justere levert/registrert søknad

Administrativt personale

• motta og registrere søknad med dokumentasjon
• hvis nødvendig, etterspørre ytterligere dokumentasjon
• formidle samlet dokumentasjon til fagpersonene som skal foreta vurderingen

Fagansvarlig/fagperson

• motta søknad med dokumentasjon fra administrasjonen
• hvis dokumentasjonen er mangelfull, lage tydeligere bestillinger om mer/annen dokumentasjon

Vurdering

Søkeren

• være tilgjengelig for eventuell testing, samtaler eller andre former for dialog

Administrativt personale

• samarbeide med faglig personale om tilrettelegging av vurderingen, for eksempel intervjuer eller testing

Fagansvarlig/fagperson

• vurdere søknaden i henhold til faglige kriterier
• lage faglig begrunnelse, med anbefaling til vedtak

Vedtak

Søkeren

• motta skriftlig melding om vedtaket, og informasjon om klagerett

Administrativt personale

• motta anbefaling og foreta vedtak
• saksbehandle vedtaket
• informere om klagerett

Klage

Søkeren

• eventuelt klage innen frist

Administrativt personale

• saksbehandle klagen og eventuelt sende den videre til klagenemnd

Fagansvarlig/fagperson

• bistå i klagebehandling

Intern evaluering

Søkeren

• eventuelt evaluere prosessen

Administrativt personale

• eventuelt be søker om å evaluere prosessen
• evaluere og endre praksis, hvis behov

Fagansvarlig/fagperson

• evaluere og endre praksis, hvis behov

Det kan være krevende for søkeren å kartlegge og dokumentere sin egen kompetanse som grunnlag for et opptak. Veiledning kan sikre at søkeren får godt nok grunnlag til å velge å søke opptak basert på realkompetanse, eller ikke. I tillegg kan søkeren ha behov for veiledning underveis i arbeidet med å utarbeide dokumentasjon til søknaden.

God informasjon om kriterier for hva som kreves av dokumentasjon kombinert med tilstrekkelig veiledning, kan lette den etterfølgende saksbehandlingen av søknaden.

Fagskolen kan arrangere søknadsskrivekurs hvor søkerne får veiledning i å dokumentere egen kompetanse som kan svare til fagskolens opptakskrav.

Sjekkliste

• Det er avklart internt hvem som har ansvar for at studenten får veiledning
• Studenten har tilgang til veiledning som kan bistå søker i valget om å søke
• Den som veileder er godt informert om at realkompetanse kan være likestilt med kompetanse man oppnår i et emne i fagskolen

Hensikten med informasjon og kartlegging er å gjøre søkeren i stand til å

• gjøre et kvalifisert valg om hun/han skal søke opptak eller ikke
• forberede en søknad og kartlegge relevant kompetanse

Sjekkliste

• Det er avklart internt hvem som har ansvar for at søkeren får informasjon
• Tilgjengelig informasjon gir søker grunnlag for å ta valg
• Tilgjengelig informasjon gir søker grunnlag for å levere fullstendig søknad
• Søkeren har tilgang til informasjon om opptak basert på realkompetanse
• Søkeren har tilgang til hvilke faglige krav som stilles for opptak basert på realkompetanse
• Søkeren har tilgang til søknadsskjema og eventuelle andre verktøy, som kartleggingsskjema eller oppgaver som skal besvares
• Søkeren har tilgang til informasjon om søknadsbehandling og frister
• Søkeren har tilgang til informasjon om klage
• Søkeren har tilgang til veiledning i arbeidet med CV og oversikt over arbeidserfaring, kurs, uformelle kompetanser, språk m.m.
  

Vedlagt en søknad om opptak må det følge dokumentasjon på søkerens kompetanse, jf. definisjon av realkompetanse i fagskoleforskriften § 2 bokstav b. (se kapittel 3) I veiledningen fra EU omtalt over, er den andre fasen i prosessen dokumentasjon av kompetanse opparbeidet gjennom formell, ikke-formell og uformell læring.

Dokumentasjonen skal gi et bilde av den kompetansen søkeren har, og som er relevant for opptaket. Forvaltningsloven krever at et enkeltvedtak skal være grundig belyst. Dette innebærer at man i en realkompetansevurdering ofte må bruke forskjellige metoder for å sikre at søker får vist og dokumentert kompetansen sin. Dersom søkeren opplever å ikke ha fått synliggjort kompetansen godt nok, kan det være grunn til klage.

Dokumentasjonen kan ha ulik form. Den kan være karakterutskrifter, kompetansebevis, kursbevis eller arbeidsattester. Søkeren kan også ha mye udokumentert kompetanse og taus kunnskap som kan gi grunnlag for opptak. Fagskolen bør derfor benytte ulike metoder for å bevisstgjøre, synligjøre og konkretisere også taus kunnskap. Det kan gjøres på ulike måter, se eksempler nedenfor, kapittel 6.7.

Tydeliggjøring av krav til dokumentasjonen

For å få mest mulig lik praksis internt kan fagskolene utarbeide retningslinjer for hvilke krav som stilles til dokumentasjon. Retningslinjene bør tydeliggjøre at dokumentasjonen må vise at søkeren har kompetanse som

• er på riktig nivå, tilsvarende nivå 4 i NKR
• er relevant for utdanningen vedkommende søker opptak til. Det vil si at den tilsvarer kvalifikasjonen fra videregående opplæring
• oppfyller eventuelle spesielle tilleggskrav som er nevnt i opptakskravet
• har tilstrekkelig omfang, fordypning og/eller faglig bredde

Fagskolens retningslinjer kan også omtale

• hvordan søkeren skal beskrive kompetanse fra arbeidslivet / frivillig sektor (for eksempel arbeidsoppgaver, hvor lang tid vedkommende har jobbet med de aktuelle oppgavene, og hva vedkommende har lært av det)
• hva som kreves for at dokumentasjonen skal være gyldig (for eksempel påskrift av søkerens navn eller bekreftelse fra arbeidsgiver, leder for organisasjonen eller kursansvarlig)
• hva et kursbevis av ikke-formell art skal inneholde (for eksempel beskrivelse av innhold, omfang og læringsutbytte, underskrift fra kurstilbyder)

Det faglige personalet bør være sentrale i arbeidet med å tydeliggjøre krav til dokumentasjon for å sikre faglig relevans i opptakskravene.

Søkerens arbeid med dokumentasjon

Hvis en søker helt eller delvis mangler dokumentasjon, kan den utformes som en del av søkeprosessen. Fagskolen kan be om at søkeren besvarer skriftlige oppgaver, gir en presentasjon eller deltar i faglige samtaler.

Dette kan bli en lærende prosess der den enkelte søker blir bevisst egen kompetanse og får synliggjort den. Dersom det er flere realkompetansesøkere, kan fagskolen organisere grupper der deltakerne kan støtte hverandre i arbeidet med å skrive, lage presentasjoner eller forberede muntlige framstillinger.

Det er bare relevant å dokumentere den kompetansen som kan være likeverdig med et formelt utdanningsgrunnlag. Det er derfor viktig at søkeren kjenner til kompetansemålene fra det aktuelle utdanningsprogrammet som øvrige søkere skal ha bestått.

Søkeren leverer ofte en CV, som kan være et godt utgangspunkt for å gi fagskolen en oversikt over søkerens bakgrunn og erfaringer. En CV er imidlertid ingen dokumentasjon på realkompetanse. Dokumentasjon av kompetanse er en synliggjøring av kompetanse som gjør det mulig å vurdere den, i denne sammenheng opp mot kravene for opptak til en fagskole.

Realkompetansevurderingen kan baseres på dokumentasjon som består av en samling av søkerens dokumenter og egenprodusert materiell (portfolio/mappe) som samlet presenterer et bredt spekter av hans/hennes kompetanse. Nedenfor beskrives ulike eksempler på hva en slik dokumentasjon/portfolio kan inneholde.

Utfyllende attest fra arbeidsgiver

For at en arbeidsgiver kan kunne gi relevant informasjon for en realkompetansevurdering, bør fagskolen ha definert hvilken type informasjon som er relevant for utdanningen. Beskrivelser av ansvarsområder, arbeidsoppgaver, en vanlig arbeidsdag og informasjon om hvor lenge personen har jobbet der, vil for eksempel være relevant informasjon.

Digitale dokumentasjonsformer

Realkompetanse kan også synliggjøres ved hjelp av digitale medier som for eksempel video som viser teknisk arbeid, utførelse av helsearbeid eller skuespill og annet. Det kan også være lydfiler, podkast, webside med mer.

Skriftlig oppgave om et gitt tema

Søkeren kan bli bedt om å besvare en oppgave skriftlig. Oppgaven bør utformes slik at søkeren får mulighet til å bli vurdert opp mot opptakskravene. En slik oppgave kan også vise søkerens skriftlige ferdighet og formuleringsevne.

Muntlig presentasjon

Vurdering basert på en søkers muntlige presentasjon kan brukes som supplement til skriftlig dokumentasjon. Muntlige framstilling kan egne seg spesielt for å få synliggjort taus kunnskap. Også her bør oppgaven utformes slik at søkeren får mulighet til å bli vurdert opp mot de oppsatte kriterier.

Samtale

Noen fagskoler vektlegger betydningen av å ha en samtale med søkeren for å kunne vurdere kompetanse som er vanskelig å beskrive skriftlig. En samtale er ustrukturert og utforskende og kan derfor egne seg spesielt for å få synliggjort taus kunnskap. Før samtalen bør fagpersonen/-e ha lest eventuell skriftlig dokumentasjon, slik at samtalen gir søkeren mulighet til å utfylle eventuelle mangler eller uklarheter i dokumentasjonen sett i forhold til opptakskravet.

Intervju

Et intervju er en styrt samtale med mer eller mindre fastsatte spørsmål. Et intervju kan formes for å vurdere spesifikk kompetanse og kan være en mer effektiv metode enn en mer uformell samtale. Temaene for intervjuet bør avklares med søkeren på forhånd slik at søkeren kan forberede seg på situasjonen.

Praksis eller demonstrasjon

I utdanninger der opptakskravet er en ferdighet på et visst nivå, kan søker fremskaffe dokumentasjon gjennom utøvelse av praksis. Det kan for eksempel tilrettelegges for å bli observert i en arbeidssituasjon, på egen arbeidsplass eller i andre praktiske situasjoner, eller det kan være en framføring, en audition, en konsert, en dans eller liknende. Dette kan være aktuelt for mange fag, for eksempel kunstneriske fag, tekniske fag, eller helse og omsorg. Dette kan dokumenteres digitalt.

Sjekkliste

• Søkeren har tilgang til informasjon om krav til dokumentasjonen som skal vedlegges søknaden
• Søkeren er gjort kjent med ulike metoder for dokumentasjon for å vurdere relevant kompetanse
• Søkeren har tilgang til verktøy for dokumentasjon, som eventuelle maler for dokumentasjon fra arbeidsgiver, kompetanseattest, CV osv.
• Oppgaver, fremføringer, tester eller liknende som skal besvares, er tydelig formulert slik at de kan vurderes opp mot de fastsatte faglige kravene for opptak
• Det er avklart internt hvem som har ansvar for å lage faglige oppgaver, fremføringer, tester eller liknende som søker skal innlevere eller fremføre
• Søkeren har tilgang til veiledning ved behov for bistand for å få ferdigstilt søknad
• Det er lagt til rette for at søker kan fremskaffe dokumentasjon i en prosess ved fagskolen, som for eksempel søkekurs, verksted, gruppearbeid eller liknende
• Søkeren kan levere skriftlig dokumentasjon i form av portfolio/mappe, attester, kursbevis, rapporter, artikler, oppgavebesvarelser, CV osv.
• Søkeren kan levere digital dokumentasjon; film, video, lyd, presentasjoner osv.
• Søkeren kan dokumentere muntlig; ved intervju, samtale, presentasjoner osv.
• Søkeren kan dokumentere praktisk; ved observasjon av praktisk utførelse, ved simuleringer, audition, dans, konsert osv.

Den administrative behandlingen av søknader om opptak på grunnlag av realkompetanse foregår i samme system som andre opptakssøknader. I avsnittet under beskrives noen utfordringer i behandlingen av slike søknader.

Innhenting av dokumentasjon

Det er søkerens ansvar å dokumentere tilstrekkelig, relevant realkompetanse som grunnlag for vurdering av opptak. Administrasjonen må kontrollere at søknaden inneholder tilstrekkelig relevant dokumentasjon, eventuelt etterspørre mer, jf. fagskolens plikt etter forvaltningsloven om å sørge for at saken er godt nok opplyst.

Realkompetansesøknader forutsetter et godt samarbeid mellom administrativt og faglig personale for å avklare om og når det er innhentet nok relevant dokumentasjon. De må avgjøre om det er nødvendig å komplettere søknaden med

• videre utdyping av dokumentasjonen som er levert
• andre typer dokumentasjon enn det som er levert
• ytterligere dialog med søkeren

Alt som ligger til grunn for vedtaket som fattes, og som bidrar til å dokumentere saksbehandlingen, skal registreres.

Interne rutiner for eventuell avbrutt søknadsprosess

Hvis søkeren ikke leverer etterspurt dokumentasjon innen den oppgitte fristen, kan administrasjonen foreta en første vurdering. Hvis søker registreres som ikke kvalifisert i søknadsbehandlingen, vil dette føre til avslag i svarbrevet.

Sjekkliste

• Intern rutine for mottak av søknad er etablert
• Det er avklart hvem som har ansvar for å sjekke søknaden og eventu-elt etterspørre mer dokumentasjon fra søkeren
• Samarbeidet mellom det faglige og administrative personalet er organisert slik at den faglige vurderingen av dokumentasjonen blir ivaretatt
• Det er avklart hvem som har mandat for å avslå søknader som ikke er ferdigstilt innen oppgitt frist
• Ved avslag av søknad er avslaget begrunnet slik at søker eventuelt kan komplettere en senere søknad

Når fagskolen finner at søknaden er godt nok dokumentert, gjerne som følge av samarbeidet beskrevet over, vil den vurderes av fagansvarlig/ faglig personale. Det skal ikke stilles strengere krav til realkompetansesøkere enn til søkere med formelt utdanningsgrunnlag.

Kriterier for vurdering

Realkompetansen vurderes opp mot læringsutbyttene for relevant fag- eller svennebrev, treårig yrkesfaglig opplæring eller generell studiekompetanse, jf. Nasjonalt kvalifikasjonsrammeverk for livslang læring nivå 4, og eventuelt spesielle opptakskrav som kommer i tillegg til disse, jf. fagskoleforskriften § 7 første og fjerde ledd. Med spesielle opptakskrav menes krav om bestemte fag, fagbrev, svennebrev, karakterer, poeng, opptaksprøver, arbeidserfaringer, autorisasjoner, sertifiseringer eller andre yrkesgodkjenninger.

Følgende spørsmål til vurderingen er gjennomgående:

• Er krav til faglig dybde og bredde ivaretatt?
• Kan kompetansen vurderes som likeverdig selv om den ikke er identisk?

Dersom utdanningsprogrammer i videregående opplæring ikke inngår i fagskoleutdanningens opptaks-/kvalifiseringsgrunnlag, bør fagskolen sette opp kriterier for opptak som baserer seg på forventet generell og faglig kompetanse tilsvarende nivå 4 i NKR.

Vurdering av likeverdighet

Det kan være utfordrende for fagskolen å vurdere i hvilken grad kompetanse fra ikke-formelle og uformelle lærings-arenaer tilsvarer eller er likeverdig med opptakskravene. Det bør legges til grunn at ulike kompetanser kan erstatte hverandre og gi samme læringsutbytte totalt sett, selv om de ikke er like og oppnådd på samme måte. Et faglig skjønn og en helhetsvurdering vil alltid måtte legges til grunn for vurdering av opptak basert på realkompetanse. De ulike fagmiljøene ved fagskolen bør drøfte hva som kan være likeverdig, gjerne i samarbeid med andre fagskoler innenfor samme fag.

Fagskoler som tilbyr beslektede utdanninger kan utvikle felles standarder eller kriterier for hvordan man vurderer hva som er likeverdig realkompetanse, basert på bransjemessig egenart. Det kan sikre større forutsigbarhet og mer rettferdig behandling av søkerne. Det er likevel ikke mulig å gi en uttømmende liste over hva som vil være realkompetanse likeverdig med kompetanse fra videregående opplæring. En slik liste må derfor ikke være til hinder for en individuell vurdering av den enkeltes erfaring og kompetanse.

Metoder for vurdering

Vurdering av realkompetanse som grunnlag for opptak er en prosess der vurderingsmetodene kan variere fra fagområde til fagområde, avhengig av hvilken utdanning det gjelder og hva slags kompetanse som skal vurderes. Bruk av flere metoder kan bidra til å få fram mer av søkerens samlede kompetanse. Metoder for vurdering henger tett sammen med ulike måter å synliggjøre og dokumentere kompetanse, se kapittel 6.7.

I de tilfeller hvor søkeren ikke kan være fysisk til stede, kan realkompetansevurderingen gjennomføres elektronisk med lyd og bilde, for eksempel via videosamtale.

Sjekkliste

• Søkeren er orientert om vurderingsformer
• Søkeren får klare beskjeder om eventuelle møtesteder og tider for eventuelle tester, presentasjoner eller lignende
• Faglig personale er involvert i faglige vurderinger av dokumentasjonen

Arkivering

Uavhengig av hvilken metode som legges til grunn for vurderingen bør den/de som foretar vurderingen, alltid skrive en oppsummering som søkeren får innsyn i. Oppsummeringen bør være formulert slik at den kan brukes både som grunnlag for vedtak og for en eventuell rangering av søkerne.

Sjekkliste

• Det er etablert rutiner for arkivering av opptaksvurderinger basert på realkompetanse slik at det finnes grunnlag for videre saksbehandling
• Søkeren har mulighet for innsyn i arkiverte dokumenter om egen opptaksvurdering

Grunnlaget for vedtaket bør utformes av fagansvarlig/fagpersoner. Videre saksbehandling følger interne rutiner for enkeltvedtak og svar til søkeren, med opplysninger om adgang til å klage. Hvis søknaden om opptak blir avslått, skal vedtaket begrunnes.

Opptaksvedtak fra Samordna opptak publiseres på en gitt dato. Etter denne dato kan søker få eventuell utfyllende informasjon om vedtaket fra den aktuelle fagskolen, som for eksempel begrunnelse for avslag på opptak.

Sjekkliste

• Det er avklart hvem som har ansvar for å skrive grunnlag for vedtak
• Det er laget rutiner for hvordan vedtak fattes
• Det er avklart rutiner for hvordan vedtak skal skrives og formidles til søkeren

Klager ved opptaksvurdering behandles etter fagskoleloven § 20, se kapittel 4.1.

Sjekkliste

• Det er laget rutiner for hvordan klager skal behandles

Intern evaluering av realkompetansevurdering ved opptak er viktig i fagskolens kvalitetsarbeid. Den enkelte fagskolen bør fastsette rutiner og prosedyrer for hvordan evalueringen skal foregå, og hvem som har ansvar for å følge opp eventuelle forbedringsområder.

For å evaluere og drøfte ulike vurderingsutfordringer, kan fagskolene legge til rette for nettverk og møteplasser både internt og eksternt. Temaer kan være:

• Tydeliggjøring av opptakskriterier
• Hva er god dokumentasjon?
• Metoder for å beskrive kompetanse
• Metoder for vurdering av søkerens kompetanse
• Vurdering av likeverdighet opp mot opptakskriterier
• Vurderingspraksis, drøfting av aktuelle søknader
• Drøfting av minstekrav - hva er godt nok?
• Klager

Sjekkliste

• Det er laget rutiner for søkerens evaluering av opptak basert på realkompetanse
• Det er laget rutiner for intern evaluering av opptak basert på realkompetanse
• Det er laget rutiner for forbedring av prosessen, basert på evaluering fra søker og internt

Fagskolen bør oppsummere antall søknader om opptak basert på realkompetanse, antall av disse som fikk opptak og antall avslag, slik at det kan rapporteres videre til DBH-HYU.

Sjekkliste

• Det er avklart rutiner for rapportering av realkompetansevurderinger internt og eksternt