Personvernfråsegn

Nedanfor finn du ei overordna oversikt over samanhengar der vi samlar inn og handsamar personopplysningar, kva for formål og rettslege grunnlag som gjeld for vår handsaming, korleis vi handsamar opplysningane, og kva for rettar du har når vi handsamar personopplysningar som er knytt til deg.

Når samlar HK-dir inn og handsamar personopplysningar?

I hovudsak kan personopplysningar om deg bli motteke og handsama av HK-dir når:

• Du vitjar våre nettstader eller tek i bruk våre nettbaserte tenester
• Du vitjar oss i våre lokaler
• Du melder deg på kurs, seminar, webinar, konferansar o.l. som vi arrangerer
• Du tingar nyheitsbrev eller informasjonsmateriell frå oss
• Du svarar på spørjingar vi gjennomfører
• Du søkjer under ulike ordningar vi forvaltar
• Du bed om informasjon eller rettleiing frå oss
• Du varslar oss om opplysningar som vi bør kjenne til
• Du bed om innsyn i dokument knytt til vår sakshandsaming
• Du engasjerast for å bidra til sakshandsaminga vi gjer, delta i ulike utvalg e.l.
• Du søkjer om tilsetjing hjå oss
• Du eller din organisasjon vil inngå ei kontrakt med oss
• Vi produserer analyser/statistikk tilknytt saksfelta våre

For enkelte av våre tenesteområde har vi eigne personvernfråsegner som gjev meir konkret informasjon om korleis personvernet ditt sikrast:

• Vitnemålsportalen
• Registeret for godkjenning av utenlandsk utdanning (GAUS)
• Godkjenning av utanlandsk utdanning
• Samordna opptak
• Utdanning.no
• Karriereveiledning.no
• Administrering og gjennomføring av norskprøven, samfunnskunnskapsprøven og statsborgarprøven
• Kompetansebehovsutvalet
• Kunnskapssektorens datafellesskap (KUDAF)

Dersom du har spørsmål knytt til om vi handsamar dine personopplysningar i andre samanhengar enn dei som er nemnt ovanfor, bed vi om at du tek kontakt med vårt personvernombod.

Kva for formål og rettslege grunnlag har HK-dir for å handsame dine personopplysningar?

Vitjing av våre nettstader/bruk av våre nettbaserte tenester

Når du vitjar nettstader/nettbaserte tenester som HK-dir driftar, brukar vi ulike digitale verkty for å analysere din bruk av nettstadane/tenestene. Dette kan innebere at vi loggar IP-adressa til den eininga du nyttar når du vitjar nettstadane våre, samt opplysningar om korleis nettstadane/tenestene brukast (t.d. kva for sider som vitjast, kor lenge vitjingane varer, kva for lenkjer som opnast, kva for søkjeord som nyttast, o.l.). Slik logging skjer m.a. via bruk av informasjonskapslar («cookies»), som du sjølv kan velgje om skal brukast ved dine vitjingar på våre nettstader.

Føremålet med slik logging/bruk av informasjonskapslar er å samle bruksstatistikk som kan hjelpe oss å tilretteleggje for god funksjonalitet, og å vidareutvikle nettstadane/tenestene våre. Informasjonen koplast ikkje direkte til deg som person, og slettast etter kortast mogleg intervall.

Heimelsgrunnlaget for dette er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1, bokstav f), som tillèt handsaming av opplysningar som er naudsynte for å vareta ei legitim interesse som veg tyngre enn omsynet til den enkelte sitt personvern. Den legitime interessa er å drifte og utvikle våre nettstader/tenester.

Besøk i våre lokale

Ved inngangspartia til våre ulike lokale er det montert kamera og mikrofon som aktiverast når ein ringjer på dørklokka. Bilete av inngangspartiet visast i sanntid og lagrast ikkje. I tillegg vil dei som vitjar oss måtte registrere seg, med namn, organisasjonstilknyting og telefonnummer. Informasjonen lagrast på HK-dir sine servere og nyttast for å sikre eit trygt og effektivt mottak av gjestar, samt å sikre dei ved brann o.l. Informasjonen slettast etter kortast mogleg intervall.

Heimelsgrunnlaget for dette er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1, bokstav d) og f), som tillèt handsaming av opplysningar som er naudsynte for sikre den registrerte sine vitale interesser (ved brann e.l.), samt for å ivareta ei legitim interesse som veg tyngre enn omsynet til den enkelte sitt personvern. Den legitime interessa er å sikre tilgangen til HK-dirs lokaler.

Påmelding til kurs, seminar, webinar, konferansar o.l.

Ved arrangering av kurs, seminar og konferansar, nyttar HK-dir ulike registreringssystem for å administrere påmelding. I slike registreringssystem vil m.a. namn, e-postadresse, arbeidshøve/organisasjonstilknyting, betalingsdetaljar, helseopplysningar (matallergi, tilretteleggjingsbehov) og informasjon knytt til hotellreservasjon verte samla inn. Opplysningane brukast berre for å administrere påmelding og å gjennomføre dei aktuelle arrangementa, og slettast når arrangementet er gjennomført. Ulike system- og tenesteleverandørar sin tilgang til slike personopplysningar sikrast gjennom databehandlaravtaler.

Heimelsgrunnlaget for dette er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1, bokstav b), som tillèt handsaming av opplysningar som er naudsynte for m.a. å gjennomføre tiltak på den registrerte si oppmoding før avtaleinngåing. Ved handsaming av særlege kategoriar av personopplysningar, er heimelsgrunnlaget personvernforordninga artikkel 9 nr. 2, bokstav g).

Tinging av nyheitsbrev/ informasjonsmateriell

Ved tinging av nyheitsbrev og ulike former for informasjonsmateriell, registrerer HK-dir e-postadresser, postadresser og naudsynt kontaktinformasjon for å sikre utsending av slike brev/slikt materiell. Opplysningane tilgangsstyrast, delast ikkje med andre og slettast når det ikkje lenger er behov for dei. HK-dir inngår databehandlaravtaler med leverandørar av system/tenester vi nyttar ved slike utsendingar.

Heimelsgrunnlaget for dette er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1, bokstav b) som tillèt handsaming av opplysningar som er naudsynte for å oppfylle ei avtale den registrerte er part i/gjennomføring av tiltak på den registrerte si oppmoding før avtaleinngåing.

Svar på spørjingar

Når vi gjennomfører spørjingar, vil vi alltid gje informasjon om det konkrete formålet med dei, samt anna relevant informasjon for deg som registrert. Opplysningar som er statistisk relevante vil kunne verte lagra for seinare bruk av oss eller andre, jf. personopplysningslova § 8. Ved slik seinare bruk vil vi sikre at handsaminga avgrensast så langt mogleg (dataminimering), og at opplysningane ikkje lenger knytast til deg som person (psevdonymisering/avidentifisering), jf. art. 5, nr. 1, bokstav c) og art. 89, nr. 1. Ulike system- og tenesteleverandørar sin tilgang til personopplysningar ved gjennomføring/analyse av slike spørjingar, sikrast gjennom databehandlaravtaler.

Heimelsgrunnlaget for dette er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1, bokstav a) som tillèt handsaming når det føreligg samtykkje til dette. Samtykke i tråd med art. 7 hentast inn ved gjennomføring av konkrete spørjingar. Slike samtykkjer kan du også trekkje tilbake i tråd med same føresegn.

Handsaming av opplysningar knytt til forvaltninga av våre ulike ordningar

HK-dir forvaltar fleire ulike søknadsbaserte ordningar, som m.a. kan leie til tildeling av tilskot/stønad, godkjenningar av ulike slag, prisar/utmerkingar m.m. For å kunne gjennomføre ei forsvarleg forvaltning av slike ordningar, er det naudsynt å samle inn ulike personopplysningar. Kva for opplysningar vi har behov for varierer alt etter kva ordning det er tale om.

For ordningar retta mot organisasjonar, vil det typisk vere tale om handsaming av personalia og kontaktdetaljar for kontaktpersonar for søkjar, stilling/rolle, organisasjonstilknyting, samt opplysningar knytt til relevant arbeidsrøynsle og kompetanse (CV) og ulike vurderingar knytt til det søknaden/saka gjeld. For ordningar retta mot privatpersonar, vil det typisk vere tale om handsaming av personalia/kontaktdetaljar, utdanningsbakgrunn, arbeidsrøynsle, stilling/rolle, kontoinformasjon og eigne vurderingar knytt til det søknaden/saka gjeld. For ordningar retta mot personar under 18 år vil vi også innhente personalia/kontaktdetaljar og ulike vurderingar/samtykkjer o.l. frå føresette. Meir konkret informasjon om kva for opplysningar som handsamast vil gå fram av informasjon/søknadsskjema o.l. som gjerast tilgjengeleg/nyttast ved forvaltninga av den enkelte ordning.

Opplysningar som handsamast under slike ordningar vil lagrast i ulike søknads- og rapporteringssystem, samt arkiverast i tråd med gjeldande reglar for dette. Ved sakshandsaming der vi nyttar automatiserte avgjersler, gir vi nærare informasjon om dette til dei som omfattast av slik sakshandsaming, jf. art. 13, nr. 2, bokstav f) og 22. Opplysningar av statistisk relevans vil kunne verte lagra for seinare bruk av oss eller andre, jf. personopplysningslova § 8. Ved slik seinare bruk vil vi sikre at handsaminga avgrensast så langt mogleg (dataminimering), og at opplysningane ikkje lenger knytast til deg som person (psevdonymisering/avidentifisering), jf. art. 5, nr. 1, bokstav c) og art. 89, nr. 1. Ulike system- og tenesteleverandørar sin tilgang til personopplysningar knytt til slik saksbehandling m.m., sikrast gjennom databehandlaravtaler.

Heimelsgrunnlaget for dette er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1, bokstav e), som tillèt handsaming av opplysningar som er naudsynte for utøving av offentleg mynde. Supplerande rettsgrunnlag for handsaminga er forvaltningslova § 17. For enkelte ordningar kan det også føreliggje andre supplerande grunnlag i ulike særskilte lover/forskrifter. Dersom din førespurnad inneheld særlege kategoriar av personopplysningar, er heimelsgrunnlaget personvernforordninga artikkel 9 nr. 2, bokstav g).

For program og tiltak knytt til Erasmus+, opptrer HK-dir som databehandlar for EU-kommisjonen. Dette inneber at det er EU-kommisjonen som har ansvaret for personopplysningane som samlast inn og handsamast under Erasmus+. For meir informasjon om korleis personvernet sikrast i Erasmus+, viser vi til EU-kommisjonen si personvernfråsegn.

Førespurnader om informasjon og rettleiing

Når du kontaktar oss for informasjon eller rettleiing, handsamar vi personopplysningar som er naudsynte for å kunne svare på dine førespurnader. Dersom du ringjer oss, vil vi lagre ditt telefonnummer og tidspunkt for samtalen, samt arkivere eventuelle notat dersom samtala knyt seg til ei konkret sak. Dersom du kontaktar oss per e-post eller via nettbaserte sakshandsamingssystem e.l., vil vi lagre din førespurnad i våre epost-serverar/system inntil den aktuelle sakshandsaminga er ferdigstilt og førespurnaden har blitt arkivert i tråd med gjeldande regelverk. Vi brukar også TLS-kryptering av vår e-postkommunikasjon.

Heimelsgrunnlaget for dette er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1, bokstav e), som tillèt handsaming av opplysningar som er naudsynte for utøving av offentleg mynde. Supplerande rettsgrunnlag for handsaminga er forvaltningslova § 11.

Innsending av innsynskrav og klager

Når HK-dir mottek innsynskrav og klager, handsamar vi personopplysningar for å kunne gjennomføre våre lovpålagte oppgåver knytt til slike saker. Dette inkluderer mellom anna kontaktinformasjon og anna informasjon som er naudsynt for å kunne handsame sakene. Ved krav om innsyn i offentlege dokument utleverer vi personopplysningar i samsvar med offentleglova og forvaltningslova. Slike saker arkiverast i tråd med gjeldande regelverk.

Heimelsgrunnlaget for dette er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1, bokstav e), som tillèt handsaming av opplysningar som er naudsynte for utøving av offentleg mynde. Supplerande rettsgrunnlag for handsaminga er forvaltningslova §§ 18 flg. og 32, og offentleglova § 29, jf. § 2.

Engasjement knytt til sakshandsaming, utvalsarbeid o.l.

Når vi engasjerer sakkunnige o.l. for å bidra ved sakshandsaming, delta i utval o.l., vil vi samle inn relevante personopplysningar for å administrere engasjementet (personalia, kontaktdetaljar, kontoinformasjon o.l.). Føremålet med handsaminga av slike opplysningar er å sikre at du som er engasjert får gode arbeidsrammer og at du får utbetalt opptent honorar o.l. Vi har databehandlaravtaler med leverandørar av system som vi bruker for å administrere slike engasjement, og deler aldri slike opplysningar med andre enn dei som har tenestleg behov for tilgang til dei eller personar som har krav på innsyn i dei. Opplysningar utover det vi har ditt samtykkje til å lagre for ev. seinare bruk, eller er pliktige til å ta vare på for arkiv-, bokførings- og regnskapsformål, slettast når engasjement tek slutt. 

Heimelsgrunnlaget for dette er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1, bokstav b) som tillèt handsaming av opplysningar som er naudsynte for å oppfylle ei avtale den registrerte er part i, samt artikkel 9, nr. 2, bokstav b) og g) der særlege kategoriar av personopplysningar er involvert.

Deltaking i tilsetjingsprosessar

Dersom du søkjer jobb hjå HK-dir, handsamar vi opplysningar om bl.a. namn, alder, utdanning, arbeidsrøynsle og kompetanse (CV), samt slike opplysningar som du sjølv gjev om deg sjølv i søknaden din og i ev. intervju. Alle stillingssøknader vert journalført i HK-dir sin postjournal, og tilgang til opplysningane vert avgrensa til dei personar som er involvert i tilsetjingsprosessen samt søkjarar som har rett på innsyn. Søknadene samt andre dokument involvert i prosessen vert lagra i vårt elektroniske arkiv i tråd med gjeldande reglar.

Heimelsgrunnlaget for dette er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1, bokstav b) som tillèt handsaming av opplysningar når dette er naudsynt for å gjennomføre tiltak på den registrerte sin førespurnad før avtaleinngåing. Dersom søknadene inneheld særlege kategoriar av personopplysningar, er heimelsgrunnlaget personvernforordninga artikkel 9 nr. 2, bokstav b) og h).

Produksjon av analyser/statistikk

På basis av ulike datagrunnlag, utarbeider HK-dir ei rekkje former for statistikk av relevans for våre saksfelt. Ved produksjon av ulike statistiske analyser, brukar vi opplysningar tilgjengelige frå tidlegare sakshandsaming, spørjingar o.l., samt frå ulike eksterne kjelder (f.eks. SSB og Lånekassen).

Heimelsgrunnlaget for slik gjenbruk av opplysningar til analyse- og statistikkformål er personvernordninga art. 6, nr. 1, bokstav e) og personopplysningslova § 8., jf. art. 89, nr. 1 og art. 5. Med mindre vi har særskilt heimel, vil lagring av slike opplysningar avgrensast så langt mogleg (dataminimering), og handsamast slik at de ikkje lenger er knytt til konkrete personar (psevdonymisering/avidentifisering), jf. art. 5, nr. 1, bokstav c) og 89, nr. 1.

Når og korleis lagrast personopplysningar, og kva for aktørar kan HK-dir komme til å dele personopplysningar med?

Vår handsaming av personopplysningar skjer i all hovudsak gjennom bruk av ulike elektroniske system som vi kjøper lisens til frå andre leverandørar. Opplysningane lagrast enten på våre eigne serverar eller ved bruk av serverar drifta av slike leverandørar (skytenester), og slettast i tråd med rutinar utforma i tråd med GDPR art. 5, nr. 1, bokstav e) og eventuelle særskilte lov- og forskriftsreglar som gjeld for dei aktuelle opplysningane.

Ved drift og vedlikehald av slike system, vil den leverandør som eig systemet ofte måtte gjevast ein viss tilgang til dei opplysningar som handsamast i systemet. Den handsaming slike leverandørar gjer av opplysningar i slike system, sikrast gjennom databehandlaravtaler med kvar enkelt leverandør.

HK-dir tillèt berre heilt unntaksvis overføring av personopplysningar til aktørar som er utanfor EU/EØS, og då berre når det føreligg tilstrekkeleg overføringsgrunnlag og vi har forsikra oss om at personvernet er tilstrekkeleg trygga i tråd med krava i GDPR kap. V.

Utover det som er nemnt ovanfor deler ikkje HK-dir dine personopplysningar med nokon andre med mindre det føreligg ei rettsleg plikt til å gjere det. En slik plikt kan vi til dømes ha overfor Skatteetaten, Nav, SSB, Politiet, Forsvaret, UDI, IMDi, departement, kommunar/fylkeskommunar o.l.

Kva for rettar har du når HK-dir lagrar og handsamar personopplysningar om deg?

Når HK-dir lagrar og handsamar personopplysningar om deg, har du fleire rettar som skal setje deg i stand til å føre kontroll med at handsaminga vår er korrekt og rettmessig:

• Du kan krevje innsyn i opplysningar som vi lagrar/handsamar og som gjeld deg
• Du kan krevje at opplysningar om deg vert retta/supplert dersom dei inneheld feil, er ufullstendige eller på annan måte er misvisande
• Du kan i visse tilfelle krevje at opplysningar om deg vert sletta
• Du kan i visse situasjonar krevje at handsaminga av opplysningar om deg vert avgrensa
• Du kan i visse situasjonar protestere mot at opplysningar om deg vert handsama
• Du kan i visse situasjonar krevje opplysningar vi har lagra om deg overført til deg sjølv eller ein annen behandlingsansvarleg
• Du kan klage over vår handsaming av personopplysningar om deg

Du kan lese meir om dine ulike rettar på Datatilsynet sine nettsider.

Dersom du har spørsmål, ynskjer rettleiing eller ynskjer å handheve dine rettar, kan du kontakte vårt personvernombod. Førespurnader vil handsama å kostnadsfritt og seinast innan 30 dagar.