Avtaler om forskningssamarbeid

Hva bør man tenke på når man vurderer om man skal inngå en avtale?

• Det er viktig å være bevisst kulturelle og politiske forskjeller. I forbindelse med inngåelse av konkret samarbeid bør det tas hensyn både til grunnleggende nasjonale interesser og akademiske verdier.
• Ifølge NUPI-rapporten Utfordrende kunnskapssamarbeid, peker administrativt ansatte ved flere institusjoner på at inngåelse og oppfølging av avtaler kan kreve mye tid, og at mange prosjekter setter av for lite tid til dette.
• Inngåelse av forskningsavtaler mellom nasjoner dekkes ikke av dette, da disse er politisk motivert og styrt. Men forskningsavtaler på myndighetsnivå, sammen med multilaterale rammeverk og EU sine avtaler (Science and technology (S&T) roadmaps) med enkeltland, kan legge premisser for partnerskap på institusjons- eller bedriftsnivå.

Hva bør ledelse og administrasjon vurdere ved inngåelse av en avtale

• Er felles utvekslingsavtaler mellom flere norske institusjoner og utenlandske partnere vurdert? Gjelder spesielt mindre fag og institusjoner.
• Er synlighet og påvirkning av eget rennommé vurdert?
• Er avtalen forankret i de ansattes faglige nettverk? Dette har betydning for kvalitetssikring, eierskap og oppfølging.
• Er utvekslingsavtalen kvalitetssikret juridisk og administrativt?
• Er utfordringer knyttet til overføringsgrunnlaget for personopplysninger til tredjeland vurdert?
• Er det vurdert om potensielle etiske og sikkerhetsrelaterte hensyn er under press og tilsvarende hensyntatt i avtalen? Det kan handle om vern av akademiske verdier som ytringsfrihet, personvern og informasjonssikkerhet.
• Er det behov for oppholdstillatelse eller visum? Hvilken type tillatelse eller visum er nødvendig? For mobilitet til Norge, se udi.no.
• Er samarbeidsavtalen signert på riktig nivå?

Hva bør en avtale inneholde?

• En formell avtale bør inneholde åpen informasjon og en felles, gjensidig forpliktelse til å følge normer, regler og/eller spesielle avtaler om akademisk frihet, integritet, habilitet (conflicts of interests, conflict of commitments) og transparens. Avtalen bør offentliggjøres, med mindre konkurransehensyn tilsier hemmelighold.
• Definisjon av partnere.
• Mål og konkrete forventede resultater av samarbeidet.
• Budsjett, detaljert nok til at det ikke er tvil om hvem som skal bære kostnader, samt rapporteringsrutiner, perioder osv.
• Tidslinje for aktiviteter og resultater.
• Avtaler om gjensidig rapportering av fremdrift.
• Avtale om bruk av utstyr, infrastruktur, programvare og tilgang til digital infrastruktur.
• Avtale om tilgang til data: det gjelder både det som generes gjennom samarbeidet, men også data og fagkunnskap som bringes inn i prosjektet.
• Avtale om utveksling og behandling av personopplysninger både knyttet til partnere og evt. Studieobjekter (jf reglene i GDPR).
• Avtale om former for involvering og oppfølging av studenter i forskningssamarbeid der det er relevant.
• Beskrivelse av forventede immaterielle verdier og rettigheter fra prosjektet.
• Avtale om immaterielle rettigheter (IPR). Dette gjelder opphavsrett, patenter på varemerker, design, kildekode eller data og lagring av data. Hvem har eierrettigheter og hvem kan patentere? Kan resultater patentbeskyttes og lisensieres ut? Hvordan skal inntekter fra lisensiering fordeles?
• Avtaler om hva som ikke skal offentliggjøres, der konkurransehensyn, andre kommersielle hensyn, eller hensyn til partnerens dedikasjon eller forventninger tilsier hemmelighold.
• Avtale om regler for publisering og kreditering fra prosjektet. Normer for publisering varierer mellom fagområder og sektorer.