Faglig godkjenning av dokumentert realkompetanse i universiteter og høyskoler

I en realkompetansevurderingsprosess deltar både student og administrativt og vitenskapelig personale. Institusjonen må avklare hvilke oppgaver som ligger til hvem. Vitenskapelig og administrativt personale har ulike roller og ansvar, og det er derfor viktig at disse samarbeider og samhandler.

Nedenfor beskriver vi oppgaver som kan være aktuelle i ulike stadier i prosessen for studenten, administrativt personale og vitenskapelig personale.

Dette er en generell oversikt som kan brukes som utgangspunkt for utforming av egne rutiner i den enkelte institusjon. Hvilke aktører som gjennomfører de ulike oppgavene, kan variere fra studium til studium og fra institusjon til institusjon.

Informasjon og kartlegging

Student

• innhente relevant informasjon og kartlegge egen kompetanse
• søke veiledning, avklare hvilket emne / hvilke emner han/hun vil søke faglig godkjenning for
• eventuelt velge ikke å søke faglig godkjenning

Administrativt personale

• gi informasjon om prosedyrer, studi-ets plan og krav til dokumentasjon
• veilede i søkeprosessen

Vitenskapelig personale

• bidra til å klargjøre faglig krav til faglig godkjenning og hva slags dokumentasjon det kan være aktuelt å levere
• eventuelt lage oppgaver eller test til student

Dokumentasjon

Student

• samle/utarbeide dokumentasjon og levere/registrere søknad
• levere/registrere søknad

Administrativt personale

• gi informasjon og veiledning

Vitenskapelig personale

• eventuelt bistå søker med faglig veiledning

Søknadsbehandling

Student

• ved behov: justere levert/registrert søknad

Administrativt personale

• motta søknad med dokumentasjon
• etterspørre ytterligere dokumentasjon, hvis nødvendig
• formidle samlet dokumentasjon til fagpersonene som skal foreta vurderingen

Vitenskapelig personale

• motta søknad med dokumentasjon fra administrasjonen
• hvis dokumentasjonen er mangelfull, lage tydeligere bestillinger om mer/annen dokumentasjon

Vurdering

Student

• være tilgjengelig for eventuelt intervju eller andre former for dialog

Administrativt personale

• samarbeide med faglig personale om tilrettelegging av vurderingen

Vitenskapelig personale

• vurdere søknaden i henhold til faglige kriterier
• lage faglig begrunnelse, med anbefaling om vedtak

Vedtak

Student

• motta skriftlig melding om vedtaket og informasjon om klagerett

Administrativt personale

• motta anbefaling fra vitenskapelig personale og foreta vedtak
• formidle vedtaket til studenten gjennom brev underskrevet i henhold til fullmaktsordninger ved institusjonen
• informere om klagerett

Klage

Student

• eventuelt klage innen frist

Administrativt personale

• saksbehandle klagen

Vitenskapelig personale

• bistå i klagebehandlingen

Intern evaluering

Student

• eventuelt evaluere prosessen

Administrativt personale

• eventuelt be studenten om å evaluere prosessen
• evaluere og endre praksis, hvis behov

Vitenskapelig personale

• evaluere og endre praksis, hvis behov

Det kan være krevende for studenten å kartlegge egen kompetanse som grunnlag for en faglig godkjenning.

Veiledning kan sikre at studenten får godt nok grunnlag til å velge å søke faglig godkjenning basert på realkompetanse, eller ikke. I tillegg kan studenten ha behov for veiledning underveis i arbeidet med å utarbeide dokumentasjon til søknaden.

God informasjon om kriterier for hva som kreves av dokumentasjon, kombinert med tilstrekkelig veiledning, kan lette den etterfølgende saksbehandlingen av søknaden.

Sjekkliste

• Det er avklart internt hvem som har ansvar for at studenten får veiledning.
• Studenten har tilgang til veiledning som kan støtte valget om å søke eller ikke.
• Den som veileder, er godt informert om at realkompetanse kan være likestilt med kompetanse man oppnår i et emne i formell utdanning.

Hensikten med informasjon og kartlegging er å gjøre studenten i stand til å gjøre et kvalifisert valg om hun/han skal søke faglig godkjenning eller ikke og kartlegge relevant kompetanse.

Tydelig informasjon på institusjonenes nettsider er viktig. Informasjonen bør være på norsk og engelsk med tilhørende prosess og tidshorisont.

Viktige hjelpemidler for studenten kan være:

• informasjon på norsk og engelsk om muligheten for faglig godkjenning, med beskrivelse av prosess og tidshorisont
• retningslinjer om realkompetansevurdering ved faglig godkjenning
• programplan/studieplan/fagplan/emneplan/emnebeskrivelse med beskrivelser av bl.a. læringsutbytte, innhold og oppbygging, arbeids- og undervisningsformer, arbeidskrav, vurderings-/eksamensformer og pensum
• tydelige krav til dokumentasjon
• søknadsskjema
• eventuelle tidsfrister for en søknad og tidsramme for søknadsbehandling
• eventuelle verktøy for dokumentasjon av kompetanse, for eksempel kartleggingsverktøy og oppgavetekster
• kjennskap til konsekvenser knyttet til faglig godkjenning, som for eksempel manglende karakter på emnet/emnene det gis faglig godkjenning for, og studiefinansiering fra Lånekassen

Sjekkliste

• Det er avklart internt hvem som har ansvar for at studenten får informasjon.
• Tilgjengelig informasjon gir studenten grunnlag for å ta rette valg.
• Tilgjengelig informasjon gir studenten godt grunnlag for å levere fullstendig søknad.
• Studenten har tilgang til relevant informasjon om faglig godkjenning basert på realkompetanse.
• Studenten har tilgang til hvilke faglige krav som stilles for faglig godkjenning basert på realkompetanse.
• Studenten har tilgang til søknadsskjema og eventuelle andre verktøy, som kartleggingsskjema eller oppgaver som skal besvares.
• Studenten har tilgang til informasjon om søknadsbehandling og frister.
• Studenten har tilgang til informasjon om klage.
• Studenten har tilgang til veiledning i å utarbeide CV med oversikt over arbeidserfaring, kurs, uformelle ferdigheter og språk.

Vedlagt søknaden om faglig godkjenning må det følge dokumentasjon på studentens kompetanse. Eksempler på dokumentasjonen er omtalt i kapittel 5.4.4.

Uansett hvilken form dokumentasjonen har, er det hva studenten har lært, forstår og kan som skal vurderes.

Tydelige krav til dokumentasjon

For å få mest mulig lik praksis internt, kan institusjonen utarbeide retningslinjer for hvilke krav som stilles til dokumentasjon. Retningslinjene bør tydeliggjøre at dokumentasjonen må vise at studenten har kompetanse som

• er relevant for studiet/emnet vedkommende student søker faglig godkjenning for
• er på riktig nivå i forhold til studiet/emnet
• har tilstrekkelig omfang, fordypning og/eller faglig bredde

Retningslinjer kan også ha krav om

• hvordan kompetanse fra arbeidslivet/frivillig sektor skal beskrives (f.eks. beskrivelse av oppgaver, hvor lenge vedkommende har jobbet med de aktuelle oppgavene, og hva vedkommende har lært av det)
• hva som skal til for at dokumentasjonen skal være gyldig (f.eks. påskrift av studentens navn eller bekreftelse fra arbeidsgiver, leder for organisasjonen eller kursansvarlig)
• hva et kursbevis av ikke-formell art skal inneholde (f.eks. beskrivelse av innhold, omfang og læringsutbytte, underskrift fra kurstilbyder)

For studier/emner med særskilte krav, for eksempel krav om veiledet praksis, bør retningslinjene spesifisere at studenten må ha særskilt dokumentasjon som oppfyller kravene.

Aktivisering av realkompetanse hos studentene

Institusjonene kan legge til rette for at nye studentgrupper aktiverer egen relevant kompetanse om det aktuelle emnet/studiet de har begynt på. Dette kan bli en lærende prosess der den enkelte studenten blir bevisst egen kompetanse. Gjennom prosessen kan det avdekkes om studentene har kompetanse som kan gi grunnlag for faglig godkjenning for ett eller flere emner.

Institusjonene kan også legge til rette for at flere studenter kan samarbeide om å utarbeide dokumentasjon til sine respektive søknader. I en slik prosess vil den enkelte student både lære underveis, og bli bevisst og få synliggjort egen kompetanse i samarbeid med andre. De kan støtte hverandre i arbeidet med å skrive nytt materiale, eller de kan bistå hverandre i å samle allerede eksisterende dokumentasjon fra ulike kurs eller arbeidsforhold. De kan også støtte hverandre i å lage presentasjoner eller forberede muntlige framstillinger.

Studentens arbeid med å dokumentere realkompetanse

Hvis en student som søker faglig godkjenning mangler dokumentasjon, kan dokumentasjonen utformes som en del av godkjenningsprosessen. Institusjonene kan be om at studenten besvarer skriftlige oppgaver, gir en presentasjon eller deltar i faglige samtaler.

Det er bare relevant å dokumentere den kompetansen som kan være likeverdig med emnet. Det er derfor viktig at studenten kjenner til kompetansemålene og læringsutbyttene i det emnet det søkes faglig godkjenning for.

Eksempler på dokumentasjon

Studenten kan levere en CV, noe som kan være et godt utgangspunkt for å gi institusjonen en oversikt over studentens bakgrunn og erfaring. En CV er imidlertid ingen dokumentasjon på realkompetanse, men kan gi en indikasjon på studentens faglige kompetanse.

Realkompetansevurderingen kan baseres på en samling av studentens dokumenter og egenprodusert materiell (portfolio/mappe) som samlet presenterer et bredt spekter av hans/hennes faglige kompetanse. Nedenfor beskrives ulike eksempler på hva en slik dokumentasjon/portfolio kan inneholde.

Utfyllende attest fra arbeidsgiver

For at en arbeidsgiver kan kunne gi relevant informasjon for en realkompetansevurdering, bør institusjonen ha definert hvilken type informasjon som er relevant for utdanningen. Beskrivelser av ansvarsområder, arbeidsoppgaver, en vanlig arbeidsdag og informasjon om hvor lenge personen har jobbet der, vil for eksempel være relevant informasjon.

Digital dokumentasjon

Realkompetanse kan også synliggjøres ved hjelp av digitale medier som for eksempel video som viser teknisk arbeid, utførelse av helsearbeid eller skuespill og annet. Det kan også være lydfiler, podkast, webside med mer.

Skriftlig oppgave om et gitt tema

Studenten kan bli bedt om å besvare en oppgave skriftlig. Oppgaven må da utformes slik at studenten får mulighet til å bli vurdert opp mot læringsutbyttene i det aktuelle emnet. En slik oppgave kan også vise studentens skriftlige ferdighet og formuleringsevne.

Refleksjonsnotat

Dette er en variant av oppgaven nevnt over. Her er hensikten med oppgaven eller notatet å få vurdert studentens evne til å reflektere over sammenhenger mellom vitenskapelig teori og praksis, gjerne med utgangspunkt i studentens erfaringer fra egen yrkespraksis.

Muntlig presentasjon

Vurdering basert på en students muntlige presentasjon kan brukes som supplement til skriftlig dokumentasjon. Muntlig presentasjon kan egne seg spesielt for å få synliggjort taus kunnskap. Også her bør oppgaven utformes slik at studenten får mulighet til å bli vurdert opp mot læringsutbyttene i det aktuelle emnet.

Samtale

Noen institusjoner vektlegger betydningen av å ha en samtale med studenten for å kunne vurdere kompetanse som er vanskelig å beskrive skriftlig. En samtale er ustrukturert og utforskende og kan derfor egne seg spesielt for å få synliggjort taus kunnskap. Før samtalen bør fagpersonen/-e ha lest eventuell skriftlig dokumentasjon, slik at samtalen gir studenten mulighet til å utfylle eventuelle mangler eller uklarheter i dokumentasjonen sett i forhold til de aktuelle læringsutbyttene i emnet.

Intervju

Et intervju er en styrt samtale med mer eller mindre fastsatte spørsmål. Et intervju kan formes for å vurdere spesifikk kompetanse og kan være en mer effektiv metode enn en mer uformell samtale.

Temaene for intervjuet bør avklares med studenten på forhånd slik at studenten kan forberede seg på situasjonen.

Praksis eller demonstrasjon

Dokumentasjon kan også fremskaffes gjennom utøvelse av praksis. Institusjonen kan for eksempel tilrettelegge for at studenten blir observert i en arbeidssituasjon, på egen arbeidsplass eller i andre praktiske situasjoner, eller det kan være en framføring, en audition, en konsert, en dans eller liknende. Dette kan være aktuelt for mange fag, for eksempel kunstneriske fag, tekniske fag, eller helse og omsorg, og kan dokumenteres digitalt.

Simuleringer

Praktiske ferdigheter kan også vurderes i simulerte arbeidssituasjoner. Flere institusjoner har tilgang til simulatorer som brukes i for eksempel maritime fag og helsefag. Disse kan også brukes til å vurdere kompetansen til en godkjenningssøker.

Sjekkliste

• Det er avklart internt hvem som har ansvar for å lage faglige oppgaver, fremføringer, tester eller liknende som studenten skal innlevere eller fremføre.
• Det er lagt til rette for at studenten kan fremskaffe dokumentasjon i en prosess ved institusjonen, som for eksempel søkekurs, verksted, gruppearbeid eller liknende.
• Oppgaver, fremføringer, tester eller liknende som skal besvares, er tydelig formulert, slik at de kan vurderes opp mot de fastsatte faglige kravene for faglig godkjenning.
• Studenten har tilgang til informasjon om krav til dokumentasjonen som skal vedlegges søknaden.
• Studenten er gjort kjent med ulike metoder for dokumentasjon for å vurdere relevant kompetanse.
• Studenten har tilgang til verktøy for dokumentasjon, som eventuelle maler for dokumentasjon fra arbeidsgiver, kompetanseattest, CV osv.
• Studenten har tilgang til veiledning ved behov for bistand for å få ferdigstilt søknad.
• Studenten kan levere skriftlig dokumentasjon i form av portfolio/ mappe med CV, attester, kursbevis, rapporter, artikler, oppgavebesvarelser, tegninger osv.
• Studenten kan levere digital dokumentasjon; film, video, lyd, presentasjoner osv.
• Studenten kan dokumentere muntlig; ved intervju, samtale, presentasjoner osv.
• Studenten kan dokumentere praktisk; ved observasjon av praktisk utførelse, ved simuleringer, audition, dans, konsert osv.

Den administrative behandlingen av søknader om faglig godkjenning på grunnlag av realkompetanse bør følge rutiner og avklarte roller fastsatt av den enkelte institusjonen. I avsnittet under beskrives noen elementer i behandlingen av slike søknader.

Innhenting av dokumentasjon

Det er studentens ansvar å dokumentere realkompetanse som grunnlag for vurdering av faglig god-kjenning. Institusjonen bør likevel kontrollere at søknaden inneholder relevant og tilstrekkelig dokumentasjon, eventuelt etterspørre mer, jf. institusjonens plikt etter forvaltningsloven om å sørge for at saken er godt nok opplyst. Det kan være aktuelt å komplettere søknaden med

• videre utdyping av dokumentasjonen som er levert
• andre typer dokumentasjon enn det som er levert
• ytterligere dialog med studenten

Realkompetansesøknader forutsetter et godt samarbeid mellom administrativt og faglig personale for å avklare hvem som gjør hva, og når det er innhentet nok og relevant dokumentasjon.

Alt som ligger til grunn for vedtaket som fattes, og som bidrar til å dokumentere saksbehandlingen, skal registreres.

Interne rutiner for eventuell avbrutt søknadsprosess

Hvis studenten ikke leverer etterspurt dokumentasjon innen avtalt tidsfrist, kan administrasjonen foreta en første vurdering. Administrasjonen kan vedta avslag eller avvisning og begrunne det med mangelfull dokumentasjon. Institusjonen bør lage interne rutiner for en slik avbrutt søknadsprosess.

Sjekkliste

• Intern rutine for mottak av søknad er etablert.
• Det er avklart hvem som har ansvar for å sjekke søknaden og eventuelt etterspørre mer dokumentasjon fra studenten.
• Samarbeidet mellom det faglige og administrative personalet er organisert slik at den faglige vurderingen av dokumentasjonen blir ivaretatt.
• Det er avklart hvem som har mandat for å avslå eller avvise søknader som ikke er tilstrekkelig dokumentert og/eller ferdigstilt innen oppgitt tidsfrist.

Når institusjonen finner at søknaden er godt nok dokumentert, vil den vurderes av vitenskapelig personale.

Kriterier for vurdering

Realkompetansen vurderes opp mot læringsutbytte beskrevet i planen for studiet/emnet det søkes om faglig godkjenning for. En student vil vanligvis søke om faglig godkjenning for ett eller flere emner, eventuelt en del av et emne.

Det kan være aktuelt å gi faglig godkjenning i deler av et emne hvis studenten for eksempel tidligere har gjennomført likeverdig praksis, har skrevet en relevant fagartikkel eller gjennomført annet arbeid som kan likestilles med deler av et emne. Slike godkjenningsvurderinger kan være mer eller mindre formalisert og er ofte ikke dokumentert i studentens portfolio. Studenten må vanligvis fullføre eksamen i emnet for å få emnet godkjent.

Kilden til informasjon om hvilke faglige kriterier studentens kompetanse vurderes opp mot, ligger i studiets plan. Studiets plan angir bl.a.:

• opptakskrav
• læringsutbytte
• innhold og oppbygning
• arbeids- og undervisningsformer
• arbeidskrav
• vurderings-/eksamensformer
• pensum

For noen emner er læringsutbyttebeskrivelsene mange og detaljerte, mens de for andre er mindre spesifikke og holdt på et mer overordnet nivå. Det vitenskapelige personalet bør drøfte hvordan studentens kompetanse kan vurderes opp mot studiets/emnets helhetlige læringsutbytte. De kan også avklare om det er noen læringsmål som er spesielt sentrale og bør vektlegges i en faglig godkjenningsvurdering.

Generelle kriterier kan være:

• Er faglig dybde og bredde i studiet ivaretatt?
• Er krav til refleksjon ivaretatt?
• Kan studentens kompetanse vurderes som likeverdig med det en ordinær student skal oppnå, selv om kompetansen ikke er identisk?
• Er studentens kompetanse god nok sammenliknet med hva som er minstekravet for å bestå eksamen i emnet?

Nivå og helhetsvurdering

Det kan være en utfordring å vurdere om studenten i tilstrekkelig grad kan dokumentere likeverdige kunnskaper, ferdigheter og generell kompetanse som det som er fastsatt for det aktuelle emnet. Den grunnleggende holdningen i vurderingen må være å foreta en helhetsvurdering av studentens kompetanse og avgjøre om den er god nok sammenliknet med en minstestandard tilsvarende karakter bestått eller E (Universitets- og høyskoleloven, § 11–7).

Likeverdighet

Det kan være utfordrende å vurdere i hvilken grad kompetanse fra ikke-formelle og uformelle arenaer er likeverdig med kompetanse fra formelle arenaer. Utgangspunktet for en faglig godkjenningsvurdering må være at ulike kompetanser kan erstatte hverandre og gi samme læringsutbytte totalt sett, selv om de ikke er like og oppnådd på samme måte. Studenter som søker faglig godkjenning, skal ikke vurderes strengere enn studenter som gjennomfører emnet.

Spesielle utfordringer

Mange institusjoner påpeker at vurdering av faglig godkjenning fra veiledet praksis er utfordrende. Veiledet praksis som inngår i utdanning ved universiteter og høyskoler, er en læringsprosess der teoretisk kunnskap, refleksjon og praktisk utførelse av yrket er integrert. Samtidig overlapper dette i noen utdanninger med grunnlaget for vurdering av skikkethet for yrket.

Læringsutbytte fra veiledet praksis kan oppnås i andre sammenhenger enn gjennom ordinære praksisstudier som inngår i høyere utdanning. Arbeidsplasser kan for eksempel i perioder ha veiledet praksis som arbeidsform. Dersom universiteter og høyskoler har beskrevet hva slags kompetanse/læringsutbytte som forventes etter en veiledet praksis, kan det være mulig å vurdere faglig godkjenning også for slike emner.

En annen utfordring er kravet om refleksjon basert på vitenskapelig teori knyttet til praksis. Institusjonen kan gi oppgaver spesielt beregnet på å få dokumentert evne til refleksjon.

Metoder for vurdering

Vurdering av realkompetanse som grunnlag for faglig godkjenning er en prosess der vurderingsmetodene kan variere fra fagområde til fagområde, avhengig av hvilken utdanning det gjelder og hva slags kompetanse som skal vurderes. Bruk av flere metoder kan bidra til å få fram mer av studentens samlede kompetanse.

Metoder for vurdering henger tett sammen med metoder for å synliggjøre og dokumentere kompetanse, se kapittel 5.4.

I tilfeller hvor studenten ikke kan være fysisk til stede, kan realkompetansevurderingen gjennomføres elektronisk med lyd og bilde, for eksempel via videosamtale.

Sjekkliste

• Studenten er orientert om vurderingsformer.
• Studenten får klare beskjeder om videre prosess med møtesteder og -tider.
• Faglig personale er involvert i faglige vurderinger av dokumentasjonen.

I de europeiske retningslinjene referert i kapittel 4 er sertifisering siste ledd i prosessen. Vedtak og utskriving av vitnemål, der det er aktuelt, vil utgjøre sertifiseringen.

Grunnlaget for vedtaket bør utformes av fagansvarlig/fagpersoner. Hvis søknaden om faglig godkjenning innvilges, betyr det at emnet er bestått.

Dersom studenten fullfører studiet, vil vedtak om emner som er fritatt på grunnlag av realkompetanse inkluderes i vitnemålet.

Videre saksbehandling følger interne rutiner for enkeltvedtak og svar til studenten, med opplysninger om adgang til å klage. Hvis søknaden om faglig godkjenning blir avslått, skal vedtaket begrunnes. Den faglige begrunnelsen bør legges ved.

Sjekkliste

• Det er avklart hvem som har ansvar for å skrive grunnlag for vedtak.
• Det er laget rutiner for hvordan vedtak fattes.
• Det er avklart rutiner for hvordan vedtak skal skrives og formidles til studenten
• Faglig godkjenning føres på vitnemålet.

Arkivering

Forvaltningsloven legger føringer for hva som må arkiveres. Arkivering er viktig for å føre statistikk og for at institusjonene kan dokumentere hvilke vurderinger som er gjort. Det er også nyttig for institusjonen når de skal vurdere lignende saker senere.

Uavhengig av hvilken metode som legges til grunn for vurderingen, bør den/de som foretar vurderingen, alltid skrive en oppsummering som arkiveres og som studenten får innsyn i. Oppsummeringen bør være formulert slik at den kan brukes som grunnlag for vedtak.

Vedtaket skal også arkiveres.

Sjekkliste

• Det er etablert rutiner for arkivering av faglig godkjenning basert på realkompetanse.
• Studenten har mulighet for innsyn i arkiverte dokumenter om egen faglig godkjenning.

Klager ved faglig godkjenning skal følge samme rutiner som andre klager på enkeltvedtak.

Sjekkliste

• Det er laget rutiner for hvordan klager skal behandles.

Intern evaluering er et viktig ledd i institusjonens kvalitetsarbeid. Det bør være fastsatt rutiner og prosedyrer for hvordan evalueringen av realkompetansevurderingsprosessen skal foregå, og hvem som har ansvar for å følge opp eventuelle svakheter som avdekkes. Det anbefales at institusjonene har en sentral ressursperson for dette arbeidet.

Det kan legges til rette for nettverk og møteplasser internt og eksternt for evaluering og drøfting av vurderingsutfordringer. Temaer kan være:

• Hva er god dokumentasjon?
• Metoder for å beskrive kompetanse
• Metoder for vurdering av studentens kompetanse
• Vurdering av likeverdighet opp mot læringsutbytte
• Vurderingspraksis, drøfting av aktuelle eksempler
• Klager
• Drøfting av minstekrav – hva er godt nok?
• Oppfølging etter innvilget faglig godkjenning

Sjekkliste

• Det er laget rutiner for studentens evaluering av faglig godkjenning basert på realkompetanse.
• Det er laget rutiner for intern evaluering av faglig godkjenning basert på realkompetanse.
• Det er laget rutiner for forbedring av prosessen, basert på evaluering fra studenten og internt.

Det kan være aktuelt med ulike former for rapportering internt i ulike etablerte databaser eller eksternt i forbindelse med innhenting av statistikk.

Sjekkliste

• Det er avklart rutiner for rapportering av faglige godkjenninger basert på realkompetanse.