Organisering
Karriereveiledningstilbudet må organiseres med utgangspunkt i strukturen og rammebetingelser ved den enkelte institusjon, og det vil variere hva som er en hensiktsmessig organisering. Det er likevel noen aspekter man bør være oppmerksom på og ta hensyn til når tilbudet skal utformes.
Sist oppdatert : 6. november 2024Ansvarsfordeling og rolleavklaring
Det bør være avklart og tydeliggjort hvilke nivåer/organisatoriske enheter som har ansvar for hvilke deler av (det operative) tilbudet. I tillegg bør det beskrives hvilke roller og oppgaver de ulike aktørene som skal legge til rette for og levere karriereveiledningstilbudet, skal ha. Det må også være tydelig hvilket ansvar som tillegges de ulike rollene.
Ansvaret for karriereveiledningstilbudet kan være fordelt på ulike nivåer ved den enkelte institusjon. Nivåene kan være for eksempel sentral administrasjon, fakultet, institutt, det enkelte fagmiljø eller divisjon, avdeling eller senter. Uansett hvilket ansvar det enkelte nivået blir tillagt, krever et vellykket karriereveiledningstilbud aktiv involvering av alle aktører som har en rolle eller oppgave.
I Strategi for forskerrekruttering og karriereutvikling blir det pekt på at det på at det er et komplekst landskap å navigere i når man skal utvikle god karrierepolitikk:
Ettersom rekrutterings-, personal- og karrierepolitikk utformes og utføres av mange aktører på ulike nivåer kan den også bli uoversiktlig. Situasjonen gjør at det kan være vanskelig for unge forskere å navigere i systemet, men gjør det også krevende for ledere å balansere ulike forventninger og behov.
- Nasjonale myndigheter regulerer de overordnede rammene for personal- og karrierepolitikken gjennom nasjonalt lov- og avtaleverk, forpliktelser og signaler som følger av det europeiske samarbeidet og gjennom politiske signaler i meldinger, proposisjoner, strategier og i styringsdialogen.
- De høyere utdannings- og forskningsinstitusjonene har ansvaret for rekruttering, tilrettelegging av karriereveiledning og oppfølging av de ansatte. Det er et arbeidsgiver- og lederansvar å sørge for gode vilkår for de ansatte i sektoren.
- God rekruttering og oppfølging av ansatte krever oversikt og kunnskap om både nasjonale rammer, utdannings- og forskningsinstitusjonenes egne reglementer og rutiner hos de som har personal- og veilederansvar. Ikke alle institusjoner har god nok kompetanse blant ledere som har ansvar for ansettelser og daglig personalansvar for unge forskere. Det påvirker de unge forskernes arbeidshverdag og karrieremuligheter.
Fra kapitel 3.5: Utydelige roller, ansvar og ledelse i rekrutterings-, personal- og karrierepolitikken.
Roller
Det vil variere hvilke roller og funksjoner som eksisterer i miljøet rundt forskeren, alt etter hvilken institusjon forskeren jobber ved. Typiske roller rundt forskeren kan være:
- Faglig veileder (ph.d.)
- Øverste leder for avdeling, institutt, fakultet, senter osv.
- Den enkeltes nærmeste leder og/eller prosjektleder
- HR-ansatte
- Forskningsrådgiver/-koordinator
- Ph.d.-rådgiver/-koordinator
- Bibliotekar/forskningsstøtte ved bibliotekene
- Mentor/kolleger
- Helse/annen rådgivning
- Placement officer
- Karriereveileder
Personer som innehar disse ulike rollene vil ha ulike oppgaver og ansvar i relasjon til forskeren, men kan på forskjellig vis bidra til at den enkelte forsker får kjennskap og tilgang til karriereveiledning. Den enkelte institusjon bør kartlegge hvilke roller som omgir forskerne og avklare hvilke oppgaver de kan ha knyttet til karriereveiledningstilbudet.
Institusjonen bør sørge for at de som har slike roller, har tilstrekkelig opplæring.
Den enkelte bør minimum:
- Kjenne til hvilket karriereveiledningstilbud som er tilgjengelig og vite at hen bør gi informasjon om dette når det er aktuelt
- Vite hva karriereveiledningstilbudet består av, og hva forskeren kan forvente å få ut av de ulike tilbudene, for eksempel hva individuell karriereveiledning kan bidra til, eller hva man kan lære ved å delta i ulike karrierelæringsaktiviteter
- Forstå når det kan være viktig å gi informasjon om karriereveiledningstilbudet, i stedet for å selv å forsøke å gi karriereveiledning
- Ha bevissthet om hvilken rolle en selv kan spille i den enkeltes karriereutvikling, særlig når det kommer til hvilken (karriere-)informasjon man deler, og om man gir tilgang til eget nettverk.
Det er verdt å merke seg at noen roller kan ha andre funksjoner eller agendaer enn kun å ivareta den enkelte forskers karriereutvikling. En faglig veileder kan for eksempel ha egeninteresse knyttet til faglige veivalg som forskeren gjør, HR-ansatte kan ha agendaer som for eksempel rask gjennomføring, og en prosjektleder for prosjektet som kandidaten er knyttet til, vil ha prosjektets resultater og progresjon i fokus. Det er helt legitime agendaer og de kan være åpent og ryddig kommunisert, eller de kan være mer skjult og utydelige for den enkelte forsker.
Det kan derfor være av betydning at forskeren har tilgang til en nøytral karriereveileder som ikke vil ha andre interesser, bindinger eller agendaer enn å bidra til den enkeltes karriereutvikling. Dette er også i institusjonens interesse, da den enkelte forsker med god, nøytral karriereveiledning kan ta bærekraftige valg som kan bidra til fremdrift og hindre omvalg og frafall underveis.
Konkrete eksempler
Universitetet i Oslo har vedtatt Standarder for karrierestøtte for forskere i tidlig karrierefase, der de ulike nivåene, deres roller, oppgaver og ansvar blir beskrevet slik:
Organisering, ansvar og oppgavefordeling
Fagmiljøet, der den yngre forskeren utfører sitt daglige arbeid, er hovedarenaen for den støtten som skal gis, og dessuten treningsarena for de ferdigheter som forskeren tilegner seg på andre nivåer. Dette nivået har ansvar for oppgaver knyttet til tilhørighet, forskningskvalifisering, veiledning og nettverksbygging.
Instituttet har et særlig ansvar for strukturer som tilrettelegger for tilhørighet til et fagmiljø, samt alumniaktiviteter og kontakt med og kunnskap om arbeidslivet (innen og utenfor akademia).
Fakultetet har ansvar for å organisere programaktiviteter på ph.d.- og postdoktornivå. Dette kan gjøres på egenhånd eller i samarbeid med andre fakulteter. Fakultetet bestemmer endelig ansvarsfordeling på egne enheter.
Institusjonsnivået har et systemansvar for UiOs samlede karrierestøtte for forskere i tidlig karrierefase. Dette innebærer å utvikle og ivareta en infrastruktur for informasjon om karrierestøttetilbud, kursing av ansatte med ansvar for oppgaver på feltet, og videreutvikling av system og kvalitetsstandarder for karrierestøtten.
Norges handelshøyskole (NHH) har vedtatt en “Action plan for placement and career support in the PhD programme» der de sier dette om roller og ansvar:
Roles and responsibilities:
The department will have the main responsibility and be the main arena for career support. In particular, each department will designate one person who is responsible for placement and career support in the PhD specialisation. This could take the form of a placement officer.
In addition to the measures offered at each department, some measures will also be offered at the central level. This encompasses professional and personal development in topics such as, research ethics, networking and teamwork, media training, presentations skills and resilience and stress management.
Planer
Det bør foreligge beskrivelser og planer for institusjonens arbeid med karriereveiledningstilbudet. Planene bør tydeliggjøre hva som skal utføres når og av hvem. Det bør også foreligge en form for årshjul, som synliggjør hvilke tilbud/aktiviteter som foregår på hvilke tidspunkt i løpet av et år. Videre bør det lages oversikt over frister, og sjekklister som gjør det mulig å holde oversikt over om tilbudene/aktivitetene gjennomføres etter planene.