Fritak i høyere yrkesfaglig utdanning på grunnlag av realkompetanse

I en realkompetansevurdering for fritak deltar både studenten og det administrative og faglige personalet ved fagskolen. Faglig og administrativt personale har ulike roller og ansvar, og det er derfor viktig at de samarbeider. Det er opp til fagskolen å avgjøre hvilket ansvar som ligger til hvem.

Nedenfor beskriver vi oppgaver som kan være aktuelle for studenten, det administrative personalet og det faglige personalet i ulike stadier i prosessen. Oversikten er generell og kan brukes som utgangspunkt for utforming av egne rutiner ved de enkelte fagskolene. Fagansvarlig for den aktuelle utdanningen bør ha en sentral rolle.

Informasjon og kartlegging

Studenten

• innhente relevant informasjon og kartlegge egen kompetanse
• søke veiledning
• eventuelt velge å ikke søke fritak basert på realkompetanse

Administrativt personale

• gi informasjon om prosedyrer og krav til dokumentasjon som skal legges ved en søknad om fritak
• veilede i søkeprosessen

Fagansvarlig/fagperson

• bidra til å klargjøre faglige krav til fritak og hva slags dokumentasjon som kan være aktuell å levere
• eventuelt lage oppgave eller test til søker

Dokumentasjon

Studenten

• samle/utarbeide dokumentasjon og levere/registrere søknad

Administrativt personale

• gi informasjon og veiledning

Fagansvarlig/fagperson

• eventuelt bistå søker med faglig veiledning

Søknadsbehandling

Studenten

• ved behov: justere levert/registrert søknad

Administrativt personale

• motta søknad med dokumentasjon
• hvis nødvendig, etterspørre ytterligere dokumentasjon
• formidle samlet dokumentasjon til fagpersonene som skal foreta vurderingen

Fagansvarlig/fagperson

• motta søknad med dokumentasjon fra administrasjonen
• hvis dokumentasjonen er mangelfull, lage tydeligere bestillinger om mer/annen dokumentasjon

Vurdering

Studenten

• være tilgjengelig for eventuell testing, samtaler eller andre former for dialog

Administrativt personale

• samarbeide med faglig personale om tilrettelegging av vurderingen, for eksempel intervjuer eller testing

Fagansvarlig/fagperson

• vurdere søknaden i henhold til faglige kriterier
• lage faglig begrunnelse, med anbefaling til vedtak

Vedtak

Studenten

• motta skriftlig melding om vedtaket, og informasjon om klagerett

Administrativt personale

• motta anbefaling og foreta vedtak
• saksbehandle vedtaket
• informere om klagerett

Klage

Studenten

• eventuelt klage innen frist

Administrativt personale

• saksbehandle klagen og eventuelt sende den videre til klagenemnd

Fagansvarlig/fagperson

• bistå i klagebehandling

Intern evaluering

Studenten

• eventuelt evaluere prosessen

Administrativt personale

• eventuelt be søker om å evaluere prosessen
• evaluere og endre praksis, hvis behov

Fagansvarlig/fagperson

• evaluere og endre praksis, hvis behov

Det kan være krevende for en som søker fritak å kartlegge egen kompetanse som grunnlag for fritaket. Veiledning kan sikre at studenten får godt nok grunnlag til å velge å søke fritak, eller ikke. I tillegg kan studenten ha behov for veiledning underveis i arbeidet med å utarbeide dokumentasjon til søknaden.

God informasjon om kriterier for hva som kreves av dokumentasjon kombinert med tilstrekkelig veiledning, kan lette den etterfølgende saksbehandlingen av søknaden.

Sjekkliste

• Det er avklart internt hvem som har ansvar for at studenten får veiledning.
• Studenten har tilgang til veiledning som kan bistå søker i valget om å søke.
• Den som veileder er godt informert om at realkompetanse kan være likestilt med kompetanse man oppnår i et emne i fagskolen.

Hensikten med informasjon og kartlegging er å gjøre studenten i stand til å

• gjøre et kvalifisert valg om hun/han skal søke fritak eller ikke
• forberede en søknad, kartlegge relevant kompetanse

Sjekkliste

• Det er avklart internt hvem som har ansvar for at studenten får informasjon.
• Tilgjengelig informasjon gir studenten grunnlag for å ta valg.
• Tilgjengelig informasjon gir studenten godt grunnlag for å levere fullstendig søknad.
• Studenten har tilgang til informasjon om fritak basert på realkompetanse.
• Studenten har tilgang til hvilke faglige krav som stilles for fritak basert på realkompetanse.
• Studenten har tilgang til søknadsskjema og eventuelle andre verktøy, som kartleggingsskjema eller oppgaver som skal besvares.
• Studenten har tilgang til informasjon om søknadsbehandling og frister.
• Studenten har tilgang til informasjon om klage.
• Studenten har tilgang til veiledning i å utarbeide CV med oversikt over arbeidserfaring, kurs, uformelle kompetanser, språk m.m.

Vedlagt en søknad om fritak må det følge dokumentasjon på studentens kompetanse, jf. definisjon av realkompetanse i fagskoleforskriften § 2 bokstav b. I veilederen fra EU omtalt over, er den andre fasen i prosessen dokumentasjon av kompetanse opparbeidet gjennom formell, ikke-formell og uformell læring.

Dokumentasjonen skal gi et bilde av den kompetansen studenten har og som er relevant for fritaket. Forvaltningsloven krever at et enkeltvedtak skal være grundig belyst. Dette innebærer at man i en realkompetansevurdering ofte må bruke forskjellige metoder for å sikre at student får vist og dokumentert kompetansen sin. Dersom studenten opplever å ikke ha fått synliggjort kompetansen godt nok, kan det være grunn til å klage.

Dokumentasjonen kan ha ulik form. Det kan være karakterutskrifter, kompetansebevis, kursbevis eller arbeidsattester. Studenten kan også ha mye udokumentert kompetanse og taus kunnskap. For å dokumentere realkompetansen bør fagskolen derfor benytte ulike metoder for å bevisstgjøre, synligjøre og konkretisere også taus kunnskap.

Dette kan gjøres på ulike måter, se eksempler nedenfor.

Tydeliggjøring av krav til dokumentasjonen

For å få mest mulig lik praksis internt, kan fagskolene utarbeide retningslinjer for hvilke krav som stilles til dokumentasjon. Det må komme tydelig frem av retningslinjene at dokumentasjonen må vise at studenten har kompetanse som

• er likeverdig med læringsutbyttet i det aktuelle emnet
• er relevant for emnet det søkes fritak for
• har tilstrekkelig omfang, fordypning og/eller faglig bredde

Fagskolens retningslinjer kan også omtale

• hvordan studenten skal beskrive kompetanse fra arbeidslivet / frivillig sektor (for eksempel arbeidsoppgaver, hvor lang tid studenten har jobbet med de aktuelle oppgavene, og hva han/ hun har lært av det)
• hva som kreves for at dokumentasjonen skal være gyldig (for eksempel påskrift av studentens navn eller bekreftelse fra arbeidsgiver, leder for organisasjonen eller kursansvarlig)
• hva et kursbevis av ikke-formell art skal inneholde (for eksempel beskrivelse av innhold, omfang og læringsutbytte, underskrift fra kurstilbyder)

Fagpersonene bør være sentrale i arbeidet med å tydeliggjøre krav til dokumentasjon for å sikre faglig relevans.

Aktivisering av realkompetanse hos studentene

Fagskolene kan legge til rette for at nye studentgrupper aktiverer egen relevant kompetanse om det aktuelle emnet/studiet de har begynt på. Dette kan bli en lærende prosess der den enkelte studenten blir bevisst egen kompetanse. Gjennom prosessen kan det avdekkes om studentene har kompetanse som kan gi grunnlag for fritak for ett eller flere emner.

Studentens arbeid med dokumentasjon

Hvis en student som søker fritak mangler dokumentasjon, kan dokumentasjonen utformes som en del av fritaksprosessen. Fagskolen kan be om at studenten besvarer skriftlige oppgaver, gir en presentasjon eller deltar i faglige samtaler.

Det er bare relevant å dokumentere den kompetansen som kan være likeverdig med emnet. Det er derfor viktig at studenten kjenner til kompetansemålene og læringsutbyttene i det emnet det søkes fritak for.

Eksempler på dokumentasjonsformer

Studenten leverer ofte en CV, som kan være et godt utgangspunkt for å gi fagskolen en oversikt over søkerens bakgrunn og erfaring. En CV er imidlertid ingen dokumentasjon på realkompetanse, men kan gi en indikasjon på studentens faglige kompetanse.

Realkompetansevurderingen kan baseres på en samling av studentens dokumenter og egenprodusert materiell (portfolio/mappe) som samlet presenterer et bredt spekter av hans/hennes faglige kompetanse. Nedenfor beskrives ulike eksempler på hva en slik dokumentasjon/portfolio kan inneholde.

Utfyllende attest fra arbeidsgiver

For at en arbeidsgiver kan kunne gi relevant informasjon for en realkompetansevurdering, bør fagskolen ha definert hvilken type informasjon som er relevant for utdanningen. Beskrivelser av ansvarsområder, arbeidsoppgaver, en vanlig arbeidsdag og informasjon om hvor lenge personen har jobbet der, vil for eksempel være relevant informasjon.

Digital dokumentasjon

Realkompetanse kan også synliggjøres ved hjelp av digitale medier som for eksempel video som viser teknisk arbeid, utførelse av helsearbeid eller skuespill og annet. Det kan også være lydfiler, podkast, webside med mer.

Skriftlig oppgave om et gitt tema

Studenten kan bli bedt om å besvare en oppgave skriftlig. Oppgaven må da utformes slik at studenten får mulighet til å bli vurdert opp mot læringsutbyttene i det aktuelle emnet. En slik oppgave kan også vise studentens skriftlige ferdighet og formuleringsevne.

Muntlig presentasjon

Vurdering basert på en students muntlige presentasjon kan brukes som supplement til skriftlig dokumentasjon. Muntlig presentasjon kan egne seg spesielt for å få synliggjort taus kunnskap. Også her bør oppgaven utformes slik at studenten får mulighet til å bli vurdert opp mot læringsutbyttene i det aktuelle emnet.

Samtale

Noen fagskoler vektlegger betydningen av å ha en samtale med studenten for å kunne vurdere kompetanse som er vanskelig å beskrive skriftlig. En samtale er ustrukturert og utforskende og kan derfor egne seg spesielt for å få synliggjort taus kunnskap. Før samtalen bør fagpersonen/-e ha lest eventuell skriftlig dokumentasjon, slik at samtalen gir studenten mulighet til å utfylle eventuelle mangler eller uklarheter i dokumentasjonen sett i forhold til de aktuelle læringsutbyttene i emnet.

Intervju

Et intervju er en styrt samtale med mer eller mindre fastsatte spørsmål. Et intervju kan formes for å vurdere spesifikk kompetanse og kan være en mer effektiv metode enn en mer uformell samtale. Temaene for intervjuet bør avklares med studenten på forhånd slik at studenten kan forberede seg på situasjonen.

Praksis eller demonstrasjon

Dokumentasjon kan også fremskaffes gjennom utøvelse av praksis. Fagskolen kan for eksempel tilrettelegge for at studenten blir observert i en arbeidssituasjon, på egen arbeidsplass eller i andre praktiske situasjoner, eller det kan være en framføring, en audition, en konsert, en dans eller liknende. Dette kan være aktuelt for mange fag, for eksempel kunstneriske fag, tekniske fag, eller helse og omsorg og kan dokumenteres digitalt.

Simuleringer

Praktiske ferdigheter kan også vurderes i simulerte arbeidssituasjoner. Flere fagskoler har tilgang til simulatorer som brukes i for eksempel maritime fag og helsefag. Disse kan også brukes til å vurdere kompetansen til en student som søker fritak.

Sjekkliste

• Det er avklart internt hvem som har ansvar for å lage faglige oppgaver, fremføringer, tester eller liknende som studenten skal innlevere eller fremføre.
• Det er lagt til rette for at studenten kan fremskaffe dokumentasjon i en prosess ved fagskolen, som for eksempel søkekurs, verksted, gruppearbeid eller liknende.
• Oppgaver, fremføringer, tester eller liknende som skal besvares, er tydelig formulert, slik at de kan vurderes opp mot de fastsatte faglige kravene for fritak.
• Studenten har tilgang til informasjon om krav til dokumentasjonen som skal vedlegges søknaden.
• Studenten er gjort kjent med ulike metoder for dokumentasjon for å vurdere relevant kompetanse.
• Studenten har tilgang til verktøy for dokumentasjon, som eventuelle maler for dokumentasjon fra arbeidsgiver, kompetanseattest, CV osv.
• Studenten har tilgang til veiledning ved behov for bistand for å få ferdigstilt søknad.
• Studenten kan levere skriftlig dokumentasjon i form av portfolio/mappe med CV, attester, kursbevis, rapporter, artikler, oppgavebesvarelser, tegninger osv.
• Studenten kan levere digital dokumentasjon; film, video, lyd, presentasjoner osv.
• Studenten kan dokumentere muntlig; ved intervju, samtale, presentasjoner osv.
• Studenten kan dokumentere praktisk; ved observasjon av praktisk utførelse, ved simuleringer, audition, dans, konsert osv.

Den administrative behandlingen av søknader om fritak på grunnlag av realkompetanse bør følge rutiner og avklarte roller fastsatt av den enkelte fagskolen. I avsnittet under beskrives noen elementer i behandlingen av slike søknader.

Innhenting av dokumentasjon

Det er studentens ansvar å dokumentere realkompetanse som grunnlag for vurdering av fritak. Fagskolen bør likevel kontrollere at søknaden inneholder relevant og tilstrekkelig dokumentasjon, eventuelt etterspørre mer, jf. fagskolens plikt etter forvaltningsloven om å sørge for at saken er godt nok opplyst. Det kan være aktuelt å komplettere søknaden med

• videre utdyping av dokumentasjonen som er levert
• andre typer dokumentasjon enn det som er levert
• ytterligere dialog med studenten

Realkompetansesøknader forutsetter et godt samarbeid mellom administrativt og faglig personale for å avklare hvem som gjør hva, og når det er innhentet nok og relevant dokumentasjon.

Alt som ligger til grunn for vedtaket som fattes, og som bidrar til å dokumentere saksbehandlingen, skal registreres.

Interne rutiner for eventuell avbrutt søknadsprosess

Hvis studenten ikke leverer etterspurt dokumentasjon, kan administrasjonen foreta en første vurdering. Administrasjonen kan vedta avslag og begrunne det med mangelfull dokumentasjon. Fagskolen bør lage interne rutiner for en slik avbrutt søknadsprosess.

Sjekkliste

• Intern rutine for mottak av søknad er etablert.
• Det er avklart hvem som har ansvar for å sjekke søknaden og eventuelt etterspørre mer dokumentasjon fra studenten.
• Samarbeidet mellom det faglige og administrative personalet er organisert slik at den faglige vurderingen av dokumentasjonen blir ivaretatt.
• Det er avklart hvem som har mandat for å avslå søknader som ikke er ferdigstilt innen oppgitt frist.

Når fagskolen finner at søknaden er godt nok dokumentert, vil den vurderes av fagansvarlig / faglig personale.

Kriterier for vurdering

Det er emnets læringsutbytter som skal legges til grunn for vurderingen. Følgende spørsmål til vurderingen er gjennomgående:

• Er krav til faglig dybde og bredde ivaretatt?
• Kan kompetansen vurderes som likeverdig selv om den ikke er identisk?

Vurdering av likeverdighet

Det kan være utfordrende å vurdere i hvilken grad kompetanse fra ikke-formelle og uformelle arenaer er likeverdig med kompetanse fra formelle arenaer. Utgangspunktet for en fritaksvurdering må være at ulike kompetanser kan erstatte hverandre og gi samme læringsutbytte totalt sett, selv om de ikke er like og oppnådd på samme måte. Studenter som søker fritak, skal ikke vurderes strengere enn studenter som gjennomfører emnet.

Metoder for vurdering

Vurdering av realkompetanse som grunnlag for fritak er en prosess der vurderingsmetodene kan variere fra fagområde til fagområde, avhengig av hvilken utdanning det gjelder og hva slags kompetanse som skal vurderes. Bruk av flere metoder kan bidra til å få fram mer av studentens samlede kompetanse. Metoder for vurdering henger tett sammen med metoder for å synliggjøre og dokumentere kompe-tanse, se kapittel 6.4.

I de tilfeller hvor studenten ikke kan være fysisk til stede, kan realkompetansevurderingen gjennomføres elektronisk med lyd og bilde, for eksempel via videosamtale.

Sjekkliste

• Studenten er orientert om vurderingsformer.
• Studenten får klare beskjeder om videre prosess med møtesteder og -tider.
• Faglig personale er involvert i faglige vurderinger av dokumentasjonen.

Arkivering

Sjekkliste

Uavhengig av hvilken metode som legges til grunn for vurderingen bør den/de som foretar vurderingen, alltid skrive en oppsummering som studenten får innsyn i. Oppsummeringen bør være formulert slik at den kan brukes som grunnlag for vedtak.

• Det er etablert rutiner for arkivering av fritaksvurderinger basert på realkompetanse slik at det finnes grunnlag for videre saksbehandling.
• Studenten har mulighet for innsyn i arkiverte dokumenter om egen fritaksvurdering.

Grunnlaget for vedtaket bør utformes av fagansvarlig/fagpersoner. Hvis søknaden om fritak innvilges, betyr det at emnet er bestått. Det gir rett til karakterutskrift, for eksempel hvis studenten avbryter studiet, jf. § 19 i fagskoleloven.

Dersom studenten fullfører fagskolestudiet, vil vedtak om emner som er fritatt på grunnlag av realkompetanse inkluderes i vitnemålet.

Videre saksbehandling følger interne rutiner for enkeltvedtak og svar til studenten, med opplysninger om adgang til å klage. Hvis søknaden om fritak blir avslått, skal vedtaket begrunnes.

Sjekkliste

• Det er avklart hvem som har ansvar for å skrive grunnlag for vedtak.
• Det er laget rutiner for hvordan vedtak fattes.
• Det er avklart rutiner for hvordan vedtak skal skrives og formidles til studenten.
  

Klage på fritaksvurdering behandles etter fagskoleloven § 20, se kapittel 4.1.

Sjekkliste

• Det er laget rutiner for hvordan klager skal behandles.

Intern evaluering er viktig i fagskolens kvalitetsarbeid. Den enkelte fagskolen bør fastsette rutiner og prosedyrer for hvordan evalueringen skal foregå. De bør beskrive hvordan studentene skal involveres og hvem som har ansvar for å følge opp eventuelle forbedringsområder.

For å evaluere og drøfte ulike vurderingsutfordringer kan fagskolene legge til rette for nettverk og møteplasser både internt og eksternt. Temaer kan for eksempel være:

• Hva er god dokumentasjon?
• Metoder for å beskrive kompetanse
• Metoder for å vurdere studentens kompetanse
• Vurdering av likeverdighet opp mot læringsutbytter
• Vurderingspraksis, drøfting av aktuelle søknader
• Klager
• Drøfting av minstekrav - hva er godt nok?

Sjekkliste

• Det er laget rutiner for studentens evaluering av fritak basert på realkompetanse.
• Det er laget rutiner for intern evaluering av fritak basert på realkompetanse.
• Det er laget rutiner for forbedring av prosessen, basert på evaluering fra student og internt.

Sjekkliste

• Det er avklart rutiner for rapportering av fritaksvurderinger.