Prosjektmidlar

Fleksibel bruk av prosjektmidlane (KA131)

For å klargjere reglane og tilby rettleiing til dei institusjonane som opplever at midlane ikkje strekk til, har me laga ei oversikt over korleis de kan bruke prosjektmidlane på ein fleksibel måte, innanfor dei rammene som er fastsette i Erasmus+. Oversikta dekkjer mellom anna zero grant- og delvis zero-grant opphald, og justering av reisestøtta. Den viser og kva tiltak de kan gjere utan kontraktendring, og kva tiltak som krev kontraktendring.

Zero grant-opphald (opphald utan stipend)

De kan sende ut studentar og tilsette på mobilitetsopphald utan stipend. Sjølv om deltakarane ikkje får stipend, skal dei dra nytte av alle fordelane ved å vere Erasmus+-student og -tilsett.

OBS! Studentar som har krav på tilleggssstipend for underrepresenterte grupper kan ikkje sendast ut med zero grant.

Delvis zero grant-opphald (opphald med delvis stipend)

De kan sende studentar og tilsette på mobilitetsopphald utan stipend for delar av opphaldet. Regelen er då at deltakarane skal få stipend for minimums varigheit. Til dømes: Ein student på langtidsopphald har krav på stipend for minimum 2 månader.

OBS! Delvis zero grant-opphald påverkar berre den individuelle støtta, ikkje reisestøtta.

Reisestøtte

Utgangspunktet er at alle deltakarar har rett på Erasmus+-reisestøtte. Dersom dei får støtte frå andre finansieringskjelder, kan de velje å ikkje gi dei Erasmus+-reisestøtte.

OBS! Studentar kan aktivt velje å seie frå seg reisestøtta frå Lånekassen. Studentane som gjer det, har krav på reisestøtte frå Erasmus+. Koleis de eventuelt vel å verifisere at studenten har sagt frå seg Lånekassestøtten er opp til dykk.

Tilleggsstipend

De kan be om ytterlegare dokumentasjon frå deltakarar som søkjer om tilleggsstipend for studentar frå underrepresenterte grupper.

De kan og ta stikkprøver blant studentane som får tilleggsstipend, og informere om at dette vil bli gjort.

I tillegg kan de klargjere for studentane kva kriterium som ligg til grunn for å få tilleggsstipend. Til dømes kan de presisere at funksjonsnedsetjinga eller den kroniske sjukdommen må vere langvarig eller permanent, og han må i vesentleg grad hindre individet frå å delta i samfunnet på lik linje med andre.

Kva det kan gjere utan ei kontraktendring

Det kan gjeren følgjande budsjettoverføringar utan å be om ei kontraktendring.

• Inntil 100 prosent av tilsettmobilitetsmidlane kan overførast til studentmobilitet
• Inntil 10 prosent av studentmobilitetsmidlane kan overførast til tilsettmobilitet
• Inntil 100 prosent av ubrukte BIP-OS-midlar kan overførast til både student- og tilsettmobilitet
• Inntil 100 prosent av OS-midlane kan overførast til både student- og tilsettmobilitet

OBS! Risiko for tilbakebetaling av OS-midlar.

OS-midlane er knytt til kostnadane de har hatt for kva enkelt deltakar de har sendt ut (inkludert zero grant-deltakarar). Dersom færre deltakarar blir sendt ut enn tildelt, kan det føre til at de må betale tilbake delar av OS-midlane. Eit avvik på opptil 10 prosent er tillate uten at tilbakebetaling er nødvendig.

Ta kontakt med oss om du har spørsmål om OS-midlane: erasmus@hkdir.no

Kva det kan gjere med ei kontraktendring

De må be om ei kontraktendring viss de ønskjer å

• overføre meir enn 10 prosent av studentmobilitetsmidlane til tilsettmobilitet
• auke BIP-OS-midlane fordi BIP-en har fleire deltakarar enn venta. Til dømes når ein BIP har fått tildelt BIP-OS-midlar for 16 deltakarar, men vil ende opp med 20 deltakarar. (Det blir framleis berre gitt finansiering for mellom 10 og 20 deltakarar.)

Prosjektmidlar - Individuell mobilitet i høgare utdanning (KA131)

Tildeling av midlar

Vi får årlege budsjett frå EU-kommisjonen som viser kor mykje midlar som skal delast ut i Erasmus+. Når søknadane er komne inn, handsamar vi dei og fordeler midlane.

Kriterium for tildeling

Tidlegare oppnådd resultat ("past performance")

I vurderinga av søknaden legg vi vekt på tidlegare resultat. Vi ser på sluttrapporten eller førebelse tal frå førre prosjekt, og interimrapporten for det noverande prosjektet.

Vedlegg til søknaden

På søknadstidspunktet veit dei færraste nøyaktig kor mange studentar og tilsette som skal reise, eller kvar dei skal. Søknaden blir derfor eit anslag, og vi ser at nokre søkjer om meir enn dei faktisk klarer å gjennomføre.

For å vurdere realismen i søknadstala, ber vi om ei grunngiving i eit obligatorisk vedlegg. Dette vedlegget, som vi har laga, blir tilgjengeleg i god tid før fristen.

Døme på relevant grunngiving

• nye satsingar som krev auka tildeling
• forventa auke i ein eller fleire mobilitetskategoriar
• kva land de vanlegvis sender studentar til, særleg ved låg aktivitet

Korleis vi reknar ut tildelinga

Generelle prinsipp

Vi legg opp til ei viss auke i tildelinga for dykk som søkjer om meir enn tidlegare, særleg for studentmobilitet.

Ingen får meir enn det dei har søkt om.

Studentmobilitet

Tildelinga for studentmobilitet byggjer på ein samla berekning av varigheit, stipendsats, tilleggsstipend og reisestøtte.

Sidan søknadsskjemaet berre viser tal på mobilitetar per kategori, er kostnadene rekna ut frå

• gjennomsnittleg varigheit (frå vedlegget til søknaden)
• stipendsats (basert på siste sluttrapport, justert etter 2023-satsane)
• tilleggsstipend for praksisopphald (+150 euro per mobilitet)
• reisestøtte etter geografisk plassering

Det er òg lagt inn tilleggsstipend for studentar frå underrepresenterte grupper, basert på estimat i søknaden.

Tilsettemobilitet

Tildelinga for tilsettemobilitet i 2025 er basert på ein moderat auke frå fjoråret. Dette markerer ei endring frå tidlegare praksis, der kvar mobilitet fekk eit fast beløp på 1000 euro. Sjølv om denne satsen framleis blir brukt som utgangspunkt, kan det faktiske beløpet per mobilitet variere.

Stipendet er eit tilskot til reiseutgifter og opphaldsutgifter til ein tilsett på eit utvekslingsopphald.

Administrasjonsmidlar (OS-midlar)

OS-midlar skal dekkje kostnader knytte til administrasjon av Erasmus+-programmet.

Tildelinga skjer etter satsane frå Europakommisjonen:

• 400 euro per deltakar for dei første 100 deltakarane
• 230 euro per deltakar deretter

I KA171 får de 500 euro per deltakar.

Midlane blir tildelte basert på talet på innvilga mobilitetar, men kan berre haldast for mobilitetar som faktisk blir gjennomførte. Det gjeld ein toleransemargin på 10 %, som gir rom for mindre avvik utan krav om tilbakebetaling.

Institusjonane kan i stor grad bestemme korleis midlane blir brukte, så lenge dei er knytte til Erasmus+-mobilitet og i tråd med kontrakten og programguiden.

Midlane skal støtte aktivitetar som bidreg til å oppfylle kvalitetskrava i Erasmus Charter for Higher Education (ECHE).

For KA131-prosjekt kan inntil 100 % av OS-midane brukast til å finansiere nye mobilitetar. For KA171-prosjekt kan inntil 50 % av OS-midlane brukast til dette.

OS-midlar kan omdisponerast til stipend, dersom dei er knytte til gjennomførte mobilitetar.

Auke i OS-midlar krev kontraktsendring.

Ved sluttrapportering blir alle mobilitetar vurderte. Dersom fleire mobilitetar er gjennomførte enn det tildelinga var basert på, blir ikkje OS-tildelinga auka. Dersom ingen mobilitetar blir gjennomførte, må alle OS-midlar betalast tilbake.

Utbetaling av tildelinga

Vi utbetaler 80 % av tildelinga når kontrakten er signert av begge partar. Resten blir utbetalt etter at interimrapporten er levert undervegs i prosjektperioden og minst 70 % av første utbetaling er brukt.

Tildelinga er ei førehandsfinansiering av planlagde aktivitetar. Endeleg beløp blir fastsett etter sluttrapportering, basert på kva som faktisk er gjennomført.

Søknad om midlar

De som ønskjer å delta i KA131 og KA171, må levere inn søknad om dette. Fristane blir annonsert på nettsidene våre.

Aktivitetar

Dei ulike aktivitetane de kan søkje om er:

• studiemobilitet
• praksismobilitet
• undervisningsmobilitet
• opplæringsmobilitet
• blanda intensivprogram (BIP) (berre mogleg i KA131)

Kva søknaden skal innehalde

De fyller ut eit elektronisk skjema med informasjon om

• kontaktpersonar og institusjon
• tal på mobilitetar det blir søkt om
• andel deltakarar med færre moglegheiter
• tal på blanda intensivprogram (BIP), viss aktuelt
• planlagt bruk av budsjett til internasjonal mobilitet (utanfor programland)
• dersom de treng inkluderingsstøtte, må de kontakte oss før søknadsfristen

Etter innsending skal de laste ned ei erklæring (Declaration on Honour), som skal signerast, stemplast og lastast opp igjen. Dersom signering er delegert, må det dokumenterast med fullmakt.

De skal òg laste opp eit obligatorisk vedlegg der de grunngjev søknadstala. Døme på relevant informasjon:

• nye satsingar som krev auka tildeling
• forventa auke i mobilitet
• kva land de vanlegvis sender studentar til

Vedlegget hjelper oss å vurdere realismen i søknaden og fastsetje stipendsatsar. Eventuelle tilleggskrav til vedlegget blir opplyste i utlysinga. Det er ikkje naudsynt å beskrive vanleg drift.

Vedlegget kan skrivast på norsk.

Prosjektmidlar - Global mobilitet i høgare utdanning (KA171)

Tildeling av midlar

Global mobilitet i høgare utdanning (KA171) gir norske høgare utdanningsinstitusjonar moglegheit til å sende og ta imot studentar og tilsette på utveksling til eller frå såkalla «tredjeland som ikkje er assosierte med Erasmus+-programmet», også gjerne kalla «partnarland» eller berre «tredjeland».

Budsjett og regionar i KA171

Kvart år får HK-dir eit budsjett frå Europakommisjonen som gjev ein indikasjon på kor mykje midlar vi kan tildele til norske høgare utdanningsinstitusjonar som vil ta imot og sende studentar og tilsette på utveksling frå eller til tredjeland som ikkje er assosierte med Erasmus+-programmet; også kalla partnarland. Budsjettet kjem frå to ulike budsjettlinjer i Europakommisjonen, ei som er knytt til det såkalla Instrument of Pre-Accession (IPA), og ei som er knytt til det såkalla Neighbourhood, Development and International Cooperation Instrument (NDICI). Budsjettet er såleis delt i fleire geografiske regionar, der IPA dekkjer ein region som inneheld fire land i Vest-Balkan som på ulikt vis førebur seg til å bli EU-medlemsland på sikt. NDICI dekkjer resten av verda, fordelt på 11 ulike regionar der det er til dels stor variasjon både i tal på land og storleik på budsjett. Dei siste åra har det vore få søknadar til Vest-Balkan (region 1), Sentral Asia (region 6) og Nord-Afrika og Midtøsten (region 3 og region 7).

På Europakommisjonens nettsider finn du eit oversyn over tredjelanda som ikkje er assosierte med Erasmus+-programmet og regionane desse landa tilhøyrar.

Søknad om midlar

Alle norske høgare norske utdanningsinstitusjonar med gyldig Erasmus+ Charter for Higher Education (ECHE) kan søke om midlar gjennom KA171. I tillegg kan ein søke som eit mobilitetskonsortium. Meir informasjon om mobilitetskonsortium finn du i Erasmus+ sin Programme Guide. Den norske institusjonen søker då på vegne av partnarinstitusjonane i konsortiet.

Dei som skal søkje må nytte elektronisk søknadsskjema utvikla av Europakommisjonen, og sende inn søknad innan fristen. Utlysing og søknadsfrist blir annonsert på nettsidene våre.

Aktivitetar

Dei ulike aktivitetane de kan søkje om er:

• Studiemobilitet («student mobillity for studies»/SMS)
• Praksismobilitet (“student mobility for traineeships”/SMP)
• Undervisningsmobilitet («staff mobility for teaching»/STA)
• Opplæringsmobilitet («staff mobility for training»/STT)

De kan søke støtte til å sende og ta imot studentar og tilsette på langtidsmobilitet, korttidsmobilitet og blanda mobilitet. Langtids studie- og praksismobilitet varar frå 2 til 12 månader. Korttidsmobilitet for studentar varar frå 5 til 30 dagar. Blanda mobilitet er mobilitet som kombinerer fysisk mobilitet med ein virtuell læringskomponent. Ved korttidsmobilitet er den virtuelle komponenten obligatorisk (det er unntak for doktorgradsstudentar, som kan ha korttidsopphald utan ein virtuell komponent).

Undervisnings- og opplæringsopphald for tilsette varar frå 5 til 60 dagar.

For all mobilitet kjem det to reisedagar i tillegg til desse tidsrammene.

Satsar

KA171 gjev støtte til reise og opphald. Dei følgjande satsane gjaldt for utlysinga i 2023:

Innreisande studentar på langtidsmobilitet får 900 € i stipend i månaden. Utreisande studentar får 700 €. Inn- og utreisande studentar på korttidsmobilitet får 79 € per dag i dei første 14 dagane, og deretter 56 € per dag frå dag 15 av. Tilsette på undervisnings- og opplæringsmobilitet får 180 € per dag. I tillegg kjem reisestøtte. Storleiken på reisestøtta heng saman med kor langt ein skal reisa.

De kan og søke om inkluderingsstøtte. Inkluderingsstøtte er ekstra støtte til deltakarar som av ein eller annan grunn har behov for det, såkalla «students with fewer opportunities». De kan søke om inkluderingsstøtte etter faste satsar i samband med mobilitetssøknaden. Studentar på langtidsmobilitet får eit tilleggsstipend på 250 € per månad. Studentar på korttidsmobilitet får eit tillegg på 100 € viss opphaldet varar i inntil 14 dagar, og 150 € til viss opphaldet varar lengre enn det.

De kan og søke om fullkoststøtte etter at prosjektet har starta. Om dette er aktuelt for dykkar prosjekt, tek de kontakt med HK-dir. Legg merke til at de ikkje kan søke om stipend- og reisemidlar til utreisande studentar på bachelor- og masternivå viss dei skal reise til ODA-land (bistandsmottakarland).

Geografiske restriksjonar til ODA-land

Midlar frå den internasjonale dimensjonen i KA131 kan likevel nyttast til å støtte utreisande bachelor- og masterstudentar til desse landa.

Søknadshandsaming

Sjølv om dykkar institusjon ønskjer å søke støtte til utveksling med fleire ulike land i fleire ulike regionar, skal de likevel berre sende ein samla søknad. I denne eine søknaden kan de søkje om støtte til utveksling med så mange land som de ønskjer.

Når de har sendt inn søknad i Europakommisjonen sitt elektroniske søknadsskjema, blir søknadene handsama av HK-dir. Søknadshandsaminga startar med ein «eligibility check» der vi sjekker at søknaden er levert innan fristen, at de har lagt ved Declaration on Honour, at de har søkt om minst ein gyldig aktivitet, og at det berre er sendt inn ein søknad per institusjon.

Søknadsevaluering

Når «eligibility check» er gjennomført, går søknadane vidare til ekspertevaluering. HK-dir har til no berre brukt interne ekspertar til evalueringa. Søknadane blir evaluerte etter følgjande tre kriteria:

• Kvalitet på prosjektdesignet og på organiseringa av samarbeida (maks 40 poeng)
• Strategisk relevans (maks 40 poeng)
• Effekt og spreiing av prosjektresultat (maks 20 poeng)

I søknaden skal det første kriteriet beskrivast på overordna nivå, medan dei to andre kriteria skal beskrivast for kvar region som er med i søknaden. Maksimalt kan kvar regionssøknad då få 100 poeng. For å reknast som støtteverdig må kvar regionssøknad få minimum 60 poeng, og minimum 50 % av maksimal poengsum for kvart av dei tre kriteria.

Støtteverdige søknader blir rangerte innanfor kvar region frå høgast til lågast poengsum. Basert på storleiken på budsjettet for kvar region avgjer HK-dir kva prosjekt som skal få tildeling og kor mykje kvart einskild prosjekt skal få. Her vil vi ofte foreslå kutt i søknadsbudsjetta slik at fleire søknader kan støttast.