Veileder til forskrift om godkjenning for utdanningsstøtte av utvekslingsorganisasjoner og utvekslingssamarbeid mellom norsk videregående skole og utenlandsk skole

Både søknader om godkjenning av utvekslingsorganisasjoner og godkjenning av utvekslingssamarbeid må sendes inn via HK-dirs elektroniske søknads- og rapporteringssystem «Espresso». Søknader kan således kun sendes inn elektronisk, via dette systemet.

Ved søknad om godkjenning av utvekslingsorganisasjon, må søker blant annet beskrive interne systemer for kvalitetssikring av utvekslingstilbudet, oppgi hvilke samarbeidspartnere søker har i utlandet og hvilke oppgaver disse løser for søker, samt beskrive rutinene for å informere og følge opp elevene før og under oppholdet i utlandet. Det må legges ved en kopi av de avtalevilkår som gjelder for utvekslingsavtaler med elevene.

Ved søknad om godkjenning av utvekslingssamarbeid, må søker blant annet oppgi hvilke skoler som inngår i samarbeidet i Norge og i utlandet, beskrive bakgrunn og rammer for, og forventet utbytte av utvekslingsoppholdet, samt beskrive rutinene for å informere og følge opp elevene før og under oppholdet i utlandet. Det må legges ved en signert samarbeidsavtale med den utenlandske skolen.

Det gjelder ingen søknadsfrister for å søke om godkjenning, og søknader om godkjenning for utdanningsstøtte kan dermed sendes inn hele året. HK-dir anbefaler likevel generelt at søknader, med opplysninger og vedlegg som fremgår av denne veileder, sendes inn senest seks måneder før planlagt avreise for elevene. Dette for å sikre tilstrekkelig tid til saksbehandling for HK-dir og Lånekassen.