Veileder til forskrift om godkjenning for utdanningsstøtte av utvekslingsorganisasjoner og utvekslingssamarbeid mellom norsk videregående skole og utenlandsk skole

Kapittel 3 i forskriften om godkjenning for utdanningsstøtte har til hensikt å sikre at gjennomføringen av utvekslingsopphold innenfor rammen av utvekslingssamarbeid mellom norske og utenlandske skoler, skjer på en forsvarlig måte som sikrer elevenes interesser. Måten dette sikres på, er at elever som ønsker å reise utenlands gjennom et slikt samarbeid kun får lånekassestøtte dersom utvekslingssamarbeidet er «godkjent etter denne forskriften», jf. forskriftens § 2, andre avsnitt.

Dette grunnkravet reflekteres også i forskrift om utdanningsstøtte § 33, hvor det fremgår at det kan gis støtte til elever som «er tatt opp i et utvekslingssamarbeid mellom norsk videregående skole og utenlandsk skole som er godkjent av Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (HK-dir)».

Det er disse vilkårene for godkjenning av utdanningssamarbeid som er tema her under kapittel 4, og disse omtales nedenfor i samme rekkefølge som i forskriften (pkt. 4.3). Før vi omtaler disse vilkårene, skal vi likevel først kort omtale vilkårene som gjelder for elevenes rett til utdanningsstøtte (pkt. 4.2). Til slutt skal vi også kort omtale pliktene knyttet til rapportering for godkjente utvekslingssamarbeid, samt i hvilke tilfeller det kan være aktuelt å tilbaketrekke en innvilget godkjenning (pkt. 4.4 – 4.5).

Vilkårene for at elever skal ha rett til utdanningsstøtte fremgår av forskrift om utdanningsstøtte § 33. Denne forskriften forvaltes av Lånekassen, og søknader om slik støtte må elevene derfor sende dit.

For å ha rett til utdanningsstøtte ved utvekslingsopphold gjennom et utvekslingssamarbeid, må tre vilkår være oppfylt:

• Utvekslingsoppholdet må gjelde «videregående opplæring»
• Utvekslingsoppholdet må finne sted i et «land utenfor Norden»
• Eleven må være «tatt opp i et utvekslingssamarbeid mellom norsk videregående skole og utenlandsk skole som er godkjent av Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (HK-dir)».

Elevene vil kunne få støtte i inntil ett skoleår, avhengig av den lengden utvekslingssamarbeidet er godkjent for.

Elever som reiser på opphold kortere enn ett skoleår, må legge ved en bekreftelse fra den norske skolen med navn på skolen i utlandet og start- og sluttdato for oppholdet. Elever som skal betale skolepenger, må fylle ut søknad om stipend til dekning av skolepenger , og legge ved bekreftelse på skolepenger fra den utenlandske skolen.

Elevene er selv ansvarlige for å sende inn søknad om utdanningsstøtte til Lånekassen. I tråd med den generelle veiledningsplikten i forskrift om godkjenning for utdanningsstøtte § 11, forventes det likevel at skoleeier yter bistand til elever/foresatte i forbindelser med søknaden, spesielt med tanke på å fremskaffe nødvendige bekreftelser som nevnt ovenfor.

4.3.1 Generelt

Fylkeskommuner/private videregående skoler (skoleeiere) som ønsker å søke om godkjenning av utvekslingssamarbeid etter forskrift om godkjenning for utdanningsstøtte, må dokumentere gjennom søknaden at de på en forsvarlig måte ivaretar de pliktene og det ansvaret som følger av forskriftens §§ 11 – 13. Godkjenningen for utdanningsstøtte gjelder for fem år av gangen, regnet fra og med førstkommende skoleår etter godkjenningsvedtaket.

For flere av vilkårene er det sentralt at skoleeier kan dokumentere at det er etablert ulike rutiner som på en forsvarlig måte sikrer elevene i forbindelse med utvekslingsoppholdet.

Manglende oppfyllelse/brudd på vilkårene for godkjenning vil kunne lede til avslag på søknaden/tilbaketrekking av godkjenningen, jf. forskriftens §§ 10 og 14. Dette gjelder også plikten til å rapportere etter forskriftens § 13.

Vedtak om innvilgelse/avslag og tilbaketrekking utgjør enkeltvedtak i henhold til lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) § 2, bokstav b). HK-dir vil også kunne stille vilkår til vedtak knyttet til godkjenning for utdanningsstøtte innenfor rammene av den forvaltningsrettslige vilkårslæren. HK-dirs vedtak kan påklages til Kunnskapsdepartementet (klageinstans) i tråd med lovens kapittel VI.

4.3.2 Formelle krav knyttet til utvekslingssamarbeid (§ 10)

For å få godkjent et utvekslingssamarbeid etter forskrift om godkjenning for utdanningsstøtte, følger det av § 10 at det er flere ulike krav som må være oppfylt. Disse kan oppsummeres slik:

• Skoleeier må stå som formell søker
• En samarbeidsavtale med den utenlandske skolen må vedlegges søknaden
• Samarbeidet må være med en «skole i et land utenfor Norden»
• Skoleeier må sikre at utvekslingsoppholdet erstatter en del av elevens påbegynte videregående utdanning i Norge
• Utvekslingssamarbeidet må være begrenset til 30 elever per år
• Skoleeier må kunne dokumentere at utvekslingssamarbeidet på en forsvarlig måte oppfyller pliktene som følger av §§ 11 – 13

Skoleeier har det overordnede faglige og administrative ansvaret for utvekslingssamarbeidet, og skal derfor stå som søker ved søknad om godkjenning for utdanningsstøtte. For offentlige videregående skoler er fylkeskommunen skoleeier, mens det for private skoler vil være den virksomheten som er formelt godkjent i henhold til privatskoleloven § 2-2, annet avsnitt. Søknader som innsendes må være godkjent av juridisk ansvarlig hos skoleeier, i tråd med kommuneloven § 5-14 (fylkeskommuner) og friskoleloven § 5-1 (private videregående skoler).

For at et utvekslingssamarbeid skal kunne godkjennes, må det foreligge en forpliktende samarbeidsavtale mellom den norske videregående skolen og én eller flere utenlandske skoler om utveksling av elever. Slike avtaler kan også være inngått av fylkeskommunen som skoleeier med en tilsvarende myndighet i utlandet. Ved utveksling av elever i yrkesfaglig opplæring kan også andre opplæringsaktører være part i samarbeidet, forutsatt at opplæringen de gir/medvirker til utgjør en integrert del av et formelt undervisningsopplegg. I så fall må også slike aktørers bidrag til samarbeidet være avtalefestet. Innholdsmessig må avtalen sikre at elevene får det nødvendige faglige utbyttet av oppholdet. En datert og signert kopi av avtaleverket som etablerer utvekslingssamarbeidet, skal vedlegges søknaden om godkjenning for utdanningsstøtte.

Med «skole i et land utenfor Norden» menes en skole som er en del av det formelle utdanningssystemet i det aktuelle landet, og som står under offentlig kontroll der. I samarbeid der også andre opplæringsaktører inngår, må det kunne dokumenteres at disse har en formell og forpliktende tilknytning til og rolle i samarbeidet, jf. ovenfor om kravet til samarbeidsavtale. Som nordiske land regnes Norge, Sverige, Danmark og Island.

Utvekslingsoppholdet skal inngå som en del av opplæringen i Norge, slik at elevene som gjennomfører slike opphold ikke bruker lengre tid på den videregående opplæringen enn dersom hele opplæringen ble tatt i Norge. Skoleeier må bekrefte i søknaden at studieoppholdet har blitt forhåndsgodkjent som en erstatning for en del av den videregående opplæringen som elevene har begynt på i Norge, og at innholdet i fagene i utlandet vil være likeverdig det elevene ville fått i Norge. Søknaden må også beskrive hvilken fagsammensetning elevene vil få under de utvekslingsopphold som er planlagt. Skoleeier er ansvarlig for at oppholdet i utlandet ikke fører til forsinkelser.

Utvekslingsopphold som planlegges under et utvekslingssamarbeid kan ikke være på mindre enn to uker, eller mer enn ett år. Uavhengig av lengden på de planlagte opphold, er det avgjørende søknaden dokumenterer at oppholdene vil oppfylle de faglige krav til oppholdet som gjelder, jf. «erstatte». Oppfyllelse av disse kravene vil normalt forutsette at elevene tar del i det ordinære opplæringsprogrammet som tilbys av den utenlandske skolen/opplæringsaktøren. For kortere opphold vil det være viktig at oppholdet innholdsmessig knytter seg til definerte og avgrensede læringsmål som elevene på en likeverdig eller bedre måte oppnår ved utdanningsinstitusjoner i utlandet. Slike forhold må skoleeier som nødvendig redegjøre for i søknaden.

Det er en målsetting å øke samarbeidet med skoler i ikke-engelskspråklige land i og utenfor Europa. At slikt samarbeid kan innebære større språklige og faglige utfordringer vil bli hensyntatt ved vurderingen av om godkjenning skal innvilges, og i særlig grad ved samarbeid som innebærer opphold av kortere varighet.

Godkjenning gis for opptil 30 elever per utvekslingssamarbeid. Denne grensen er satt for å sikre at elevene får god oppfølging både i forkant av, underveis og etter utvekslingsoppholdet. Begrensningen er også begrunnet i at man vil unngå at integrering og kulturell læring blir skadelidende som følge av at det er for mange norske elever ved samme utenlandske skole.

Det stilles ikke noe krav om gjensidig utveksling. Skolen i Norge behøver altså ikke ta imot utenlandske elever for å sende norske elever til den utenlandske skolen.

Når det gjelder kravet om forsvarlig ivaretakelse av pliktene i §§ 11 – 13, omtales de ulike sidene av dette kravet mer spesifikt under pkt. 4.3.3 – 4.3.4 og pkt. 4.4.

4.3.3 Elever og foresatte er godt informert (§ 11)

Informasjonsplikten fastsatt i § 11 stiller krav om at elever og deres foresatte skal ha tilgjengelig informasjon om kulturelle, faglige, økonomiske og sikkerhetsmessige forhold knyttet til oppholdet. Samlet innebærer det at informasjonsplikten dekker all informasjon som en elev eller foresatt med rimelighet må kunne forvente å ha tilgjengelig ved utvekslingsopphold på dette skoletrinnet.

Informasjonen som gis må generelt sett være egnet til å gjøre elevene og de foresatte godt forberedt på hva utvekslingsoppholdet vil kunne by på av utfordringer og risiko. I praksis vil dette normalt (som et minimum) kreve at skoleeier/skolen i Norge gir informasjon som sikrer at eleven/de foresatte:

• får en god forståelse for hva det vil si å skulle leve i en annen kultur og hvordan hen kan håndtere kulturforskjeller. For å oppnå dette, kan det i visse tilfeller være nødvendig at eleven i forkant av oppholdet også gis en viss innsikt i oppholdslandets styresett, lov og historie.
• forberedes på slike utfordringer som kan oppstå når eleven skal etablere seg i et nytt land og inngå i en ny familiesituasjon, og hvordan hen på best mulig måte kan finne seg til rette i slike situasjoner og håndtere disse slik at man unngår eskalering/unødvendige problemer.
• er kjent med hvilke rutiner som gjelder ved håndtering dersom eleven opplever annet enn forbigående mistrivsel/uoverensstemmelser med skole eller vertsfamilie, som for eksempel alvorlige konflikter, uønsket seksuell oppmerksomhet, eller andre problemer, og hvordan hen kan varsle skoleeier/skolen i Norge hvis det oppstår situasjoner som hen opplever som klart uakseptable i tilknytning til oppholdet.
• har oppdaterte kontaktdetaljer til personer med sentrale roller i tilknytning til oppholdet, i Norge og i utlandet (hos skoleeier/skolen i Norge, hos den lokale skolen og andre samarbeidspartnere, vertsfamiliemedlemmer, lokale nødetater, og lignende). Erfaringsmessig er det svært viktig at elevene forberedes på at de kan og bør ta kontakt hvis de trenger hjelp.
• er kjent med hvilke rutiner skoleeier har for å håndtere kriser eller nødsituasjoner som krever umiddelbar handling, så som ulykker, alvorlige medisinske/psykiske utfordringer, dødsfall, psykisk eller fysisk mishandling eller misbruk, eller andre straffbare forhold. Slike rutiner må også sikre at eleven/de foresatte har kjennskap til hvem som er ansvarlige for ulike sider ved håndteringen, og hvem som skal kontaktes dersom en krise/nødsituasjon oppstår.

Det legges også til grunn at skoleeier gir elevene/de foresatte fullstendig informasjon om alle typer utgifter som normalt vil påløpe i forbindelse med oppholdet, inkludert for eksempel ulike avgifter/gebyr, skolepenger, eventuell betaling til vertsfamilie og kostnader ved obligatoriske/frivillige tilbud knyttet til utvekslingsoppholdet. Slik informasjon forventes det også at gis dem i god tid før de forplikter seg til å delta.

Det forutsettes at skoleeiers rutiner reflekterer et bevisst forhold til hvilken informasjon som skal gis, og når og hvordan den skal tilgjengeliggjøres. Skoleeier må ha rutiner som sikrer at særskilt viktig informasjon, for eksempel knyttet til nødsituasjoner og håndteringen av dem, er tilgjengeliggjort i skriftlig form og at elevene/de foresatte får en egen kopi av denne informasjonen.

Øvrig informasjon, for eksempel knyttet til språkopplæring eller interkulturell forståelse, kan også gis på annen egnet måte (for eksempel gjennom nettsider, individuell veiledning, felles orienteringsmøter, eller via kurs/seminarer før avreise eller etter ankomst i vertslandet, eller annen opplæring).

I søknader om godkjenning må skoleeier redegjøre for hvilke rutiner de har etablert for å oppfylle disse informasjonspliktene.

4.3.4 Elevens sikkerhet under oppholdet (§ 12)

Elevenes sikkerhet skal settes i høysetet ved alle utvekslingsopphold. For å sikre dette, stiller forskriften krav til elevenes boforhold og tilgang til lokale kontaktpersoner, samt skoleeiers tiltak ved situasjoner der elevenes sikkerhet, liv eller helse utfordres. Disse kravene omtales nærmere under hver sin overskrift.

Skoleeier har ansvar for at opplæringen skjer under tilfredsstillende arbeidsforhold når elevene er i utlandet. Dette inkluderer ansvar for handlinger og tjenester utført av den utenlandske skolen og eventuelle andre samarbeidspartnere i utlandet. Skoleeier kan delegere oppgaver knyttet til vertsfamilier og kontaktperson til vertsskolen eller andre partnere i vertslandet, men skal kjenne til og kunne redegjøre for rutinene.

Krav om egnede vertshjem

Å bo hos en vertsfamilie er en sentral del av utvekslingsoppholdet, særlig ved langvarige utvekslingsopphold. Livet i vertsfamilien gir viktig språktrening, og gir ofte også uvurderlige muligheter for å bli bedre kjent med mange ulike sider av landets kultur. Gitt vertshjemmenes rolle for elevenes trivsel og sikkerhet, spiller erfaringsmessig vertsfamiliene også ofte en avgjørende rolle for at utvekslingsopphold skal bli både faglig og personlig vellykkede.

Skoleeier er derfor gitt et særskilt ansvar knyttet til å kvalitetssikre at elevene plasseres i «egnede vertshjem». Mange sider knyttet til hjem og boforhold vil selvsagt kunne variere betydelig fra land til land, og dette er også reflektert i forskriften gjennom henvisningen til hva som er alminnelig levestandard i oppholdslandet.

For at et vertshjem skal kunne anses egnet, stiller norske myndigheter likevel visse minstekrav. Disse kravene gjelder også ved bruk av andre typer bosted enn vertsfamilier (for eksempel internat).

• Vertshjemmet må være trygt og hygienisk. At hjemmet er trygt, vil bl.a. innebære at hjemmet tilfredsstiller lokale krav til brannsikring, og at det for øvrig er helsemessig trygt å over tid oppholde seg der. Hva som er helsemessig trygt må også vurderes i lys av eventuelle allergier og lignende, og må således også vurderes individuelt for den enkelte elev ved innplassering.

For at hjemmet skal anses trygt, må i tillegg samtlige personer over 18 år og som skal ha fast tilhold i hjemmet, ha en tilfredsstillende vandel. Det skal innhentes erklæringer om dette fra offentlige myndigheter i den grad det er mulig (politiattest eller tilsvarende). At noen for eksempel har fått en fartsbot, hindrer dem ikke i å være egnet som vertsforesatte. Men personer som har en vandel med punkt knyttet til allmennfarlige forhold, trusler, vold, narkotika eller økonomiske forbrytelser (underslag, svindel og lignende) vil ikke kunne anses egnet.

De foresatte i vertsfamilien må være personlig egnet til å opptre som vertsforesatte. Å være vertsfamilie innebærer ikke bare å gi kost og losji. Vertsfamilien er viktig for elevens læringsprosess både når det gjelder språk og kultur, og de voksne i hjemmet skal også ha autoritet som foresatte under oppholdet og ha evne til å kunne gi støtte, veiledning og å sette nødvendige grenser for eleven. Vanskelig økonomi, alvorlig fysisk eller psykisk sykdom og andre utfordringer kan medføre belastninger som er uforenlige med rollen som vertsfamilie på en jevn og god måte.

• Vertsfamilien må sørge for at eleven får tilstrekkelig med mat, og at eleven kommer seg trygt til og fra skolen. Familien må kunne sikre at eleven gis et forsvarlig daglig mattilbud, som normalt vil innebære tre næringsrike måltider hver dag (iht. lokal levestandard). I tillegg må familien påse at eleven har tilgang på sikker transport til og fra skolen/skolerelaterte aktiviteter.

Ved valg av vertshjem må skoleeier også sikre at reisetiden til og fra slike aktiviteter er rimelig. Som veiledende norm bør reisetiden til/fra skole/aktiviteter ikke overstige én time hver vei.

Man bør utvise varsomhet med å vektlegge økonomiske insentiv ved rekruttering av vertsfamilier/-hjem, samt unngå å rekruttere familier som fremstår primært motivert av økonomisk kompensasjon.

• Eleven må gis et egnet sted å sove, og en plass til å gjøre lekser. Det stilles ikke krav om at eleven skal ha et eget soverom. Hvis deling av soverom er nødvendig, skal deling imidlertid være med barn/ungdom av samme kjønn. Det anbefales ikke å plassere flere enn to utvekslingselever i samme vertsfamilie.

For at et utvekslingssamarbeid skal bli godkjent, må skoleeier kunne dokumentere at de har etablert rutiner for rekruttering og utvelgelse av vertshjem, samt innplassering av elever i disse, som samlet gir trygghet for at disse minstekravene vil ivaretas i praksis. Ved bruk av lokale samarbeidspartnere i rekruttering og utvelgelse av vertsfamilier, må skoleeier dokumentere at disse har rutiner som ivaretar minstekravene.

Rutinene må inkludere en bakgrunnssjekk av familien, for eksempel gjennom at vertsfamilien leverer skriftlig søknad og at det gjennomføres personlige intervju/vandelskontroll av samtlige voksne familiemedlem og/eller hjemmebesøk. Det anbefales også at man innhenter referanser fra minst to myndige personer som ikke står i et slektskaps- eller avhengighetsforhold til familien.

Det forutsettes videre at skoleeier har rutiner for å sikre forsvarlig oppfølging av elevene i vertshjemmet, for eksempel ved at elevens kontaktperson besøker eleven i vertsfamilien på et tidlig tidspunkt etter at eleven har ankommet og begynt å finne seg til rette. Det anbefales videre at elevens kontaktperson eller en annen representant fra skolen avlegger besøk i vertsfamilien underveis i elevens opphold.

Også ved kortere utvekslingsopphold må elevenes sikkerhet ivaretas, og man må ha rimelige tiltak for å vurdere om vertsfamiliene er egnet, som står i forhold til hvor lenge eleven skal oppholde seg i vertshjemmet.

Skoleeier må dokumentere at det er etablert retningslinjer for hvordan vertsfamilier skal håndtere eventuelle konflikter med utvekslingselevene, og at familiene gis informasjon som sikrer at de fullt ut forstår hvilke rettigheter, plikter og ansvar som medfølger det å være vertsfamilie. Tilsvarende informasjon må også gis elevene og deres foresatte. Skoleeier må tilstrebe at elevene gjøres kjent med hvor de skal bo i god tid før avreise.

Krav om tilgang til en stedlig kontaktperson

Elevene skal ha tilgang til en stedlig kontaktperson under hele utvekslingsoppholdet. Kontaktpersonen er normalt en ansatt ved samarbeidsskolen i utlandet. Kontaktpersonen skal kunne fungere som et bindeledd mellom elev, vertsfamilie og skole, og har derfor en viktig rolle når det gjelder å sikre at utvekslingsoppholdet blir så vellykket som mulig både faglig og sosialt.

For å sikre dette, forutsettes det at kontaktpersonen:

• jevnlig tar kontakt med/besøker eleven i vertshjemmet (jf. her også forutsetningen om besøk til vertsfamiliene nevnt ovenfor). Det er anbefalt at kontaktpersonen er i kontakt med eleven minimum én gang i måneden, og at man den første delen av oppholdet møtes fysisk.
• ved behov bistår eleven ved problemer/uoverensstemmelser i vertsfamilien eller på skolen. Det skal være klare retningslinjer for hvordan og til hvem kontaktpersonen skal ta saken videre hvis det er noe hen ikke selv kan hjelpe til med.
• ved behov bistår eleven i situasjoner der eleven ikke får undervisning i de emnene eller den opplæringsplanen som har vært forutsatt, og det oppstår behov for å justere undervisningen/opplæringsplanen
• fungerer som kontaktpunkt ved nødsituasjoner

Det forutsettes også at skoleeier:

• sørger for at eleven til enhver tid har oppdaterte kontaktdetaljer (telefon, e-post og besøksadresse) til kontaktpersonen, samt en reservekontakt hos skoleeier for tilfeller der kontaktpersonen ikke besvarer henvendelser
• sørger for at eleven har tilgjengelig korrekte kontaktdetaljer til lokale nødetater

Utenom i nødstilfeller, vil det generelt være forventet at kontaktpersonen besvarer og følger opp henvendelser fra eleven innen rimelig tid, og på en måte som ivaretar eventuelle frister som måtte gjelde i de saker hen bistår eleven med.

Gitt rollen som kontaktpunkt ved nødsituasjoner og ansvaret knyttet til oppfølging av elevens vertsfamilie og skolesituasjon, må den som utpekes som kontaktperson være en trygg, pålitelig og voksen person. Normalt vil en ansatt ved samarbeidsskolen i utlandet kunne fylle denne rollen.

Skoleeiers tiltaksplikt i risikosituasjoner

Skoleeiere som har sendt ut elever på utvekslingsopphold er gitt en særskilt tiltaksplikt i visse typer situasjoner. For det første, oppstår det en tiltaksplikt når noen av de ansatte hos skoleeier eller dens samarbeidspartnere mottar informasjon som gir grunnlag for en «begrunnet mistanke om forhold som medfører risiko for elevens sikkerhet, liv eller helse». For det andre, oppstår en tiltaksplikt når slike ansatte får informasjon om at «forhold i verthjemmet eller skolen er i strid med det som eleven med rimelighet kan forvente».

Den første tiltaksplikten gjelder det som normalt vil anses nødsituasjoner. Som nevnt ovenfor knyttet til forskriftens § 11, vil eksempler på kriser og nødsituasjoner kunne være ulykker, alvorlige medisinske/psykiske utfordringer, dødsfall, psykisk eller fysisk mishandling eller misbruk, eller andre straffbare forhold som har rammet eller truer med å ramme eleven.

I slike situasjoner må skoleeier gripe inn «så raskt som mulig» og sette inn slike tiltak som er nødvendige for å «ivareta elevens sikkerhet». Tiltaksplikten i kriser og nødsituasjoner gjelder uavhengig av om situasjonen knytter seg til risiko i vertshjemmet, ved skolen eller ellers.

Slike situasjoner skal skoleeier ha etablert egne rutiner for å håndtere, og disse rutinene skal også være gjort kjent for elevene og deres foresatte, jf. ovenfor pkt. 4.3.3. Eleven skal også ha tilgjengelig slike kontaktdetaljer som setter hen i stand til å varsle den lokale kontaktpersonen og skoleeier hvis slike situasjoner oppstår, jf. ovenfor.

Den andre tiltaksplikten er avgrenset til forhold knyttet til elevens to viktigste oppholdssteder under oppholdet; vertshjemmet og skolen. Vilkåret som utløser handleplikt for skoleeier/kontaktpersonen, er at forholdene eleven varsler om går utover det hen «med rimelighet må kunne forvente».

Hvor grensen går for hva eleven må kunne forvente, må vurderes skjønnsmessig og konkret fra situasjon til situasjon. Noen generelle eksempler på situasjoner der elevens rimelige forventninger normalt må anses brutt, kan være at det er helsefarlige muggskader i vertshjemmet, at vertsforesatte hyppig og klart bryter fartsreglene i trafikken ved transport til/fra skoleaktiviteter, at eleven gjentatte ganger ikke får tilstrekkelige måltider, at eleven utsettes for mobbing eller usaklig forskjellsbehandling på skolen, eller at en lærer opptrer usømmelig overfor en elev.

Ved slike utfordringer vil normalt også andre aktører ha et ansvar, så som skolemyndigheter i vertslandet og vertsforesatte, og kanskje også eleven selv. Skoleeiers tiltaksplikt knytter seg således i første rekke til å hjelpe eleven med å ordne opp i eller komme seg ut av slike situasjoner. Hva som er «nødvendig» må dermed også vurderes skjønnsmessig og konkret, og det sentrale er at skoleeier har rutiner som sikrer at man har et bevisst forhold til hvordan slike problemsituasjoner kan gripes an. For at skoleeier skal ha mulighet til å hjelpe, må eleven gi beskjed om forholdene. Elevene må derfor forberedes godt på når og hvordan de skal be om hjelp, jf. pkt. 4.3.3 om skoleeiers informasjonsplikt.

I søknader om godkjenning må skoleeier vise at man har rutiner for å oppfylle disse to tiltakspliktene, og hvordan disse sikres tilkjennegjort for elevene og de foresatte.

Skoleeier har en generell og løpende varslingsplikt. Informasjonen som HK-dir mottar gjennom dette, samt fra elever/foresatte og fra ulike brukerundersøkelser, danner samlet grunnlaget for HK-dirs oppfølging av utvekslingssamarbeidene.

Den generelle og løpende varslingsplikten gjelder både forhold som kan ha betydning for om vilkårene i forskriftens § 12 (ansvar for elevens sikkerhet) er oppfylt, og når det skjer vesentlige endringer i utvekslingssamarbeidet.

Dette innebærer for det første at HK-dir skal varsles ved hendelser som går utover elevens sikkerhet, og hvor hendelsen kan ha betydning for om vilkårene er oppfylt. Det kan for eksempel være at eleven ikke er blitt tilstrekkelig ivaretatt av skoleeier, på grunn av manglende eller sviktende rutiner. En slik mangel eller svikt kan avdekkes av skoleeier selv, men også varsles til skoleeier fra elev eller foresatte. Også hendelser/situasjoner der det er uenighet mellom skoleeier og elev/foresatt om svikt i eller mangel på rutiner, skal rapporteres til HK-dir.

Varsling skal skje «uten ugrunnet opphold». Dette betyr i praksis at man ikke kan utsette varsling om slike forhold uten at man har en god grunn. Normalt vil det for eksempel være gode grunner til å avvente varsling til man har fått et visst overblikk over situasjonen, alvorlighetsgraden, mulige konsekvenser og lignende. Når man har fått slikt overblikk, og dermed har klarhet i hva det skal varsles om, så forventes det imidlertid at varsling skjer uten opphold.

For det andre, skal skoleeier melde fra til HK-dir om vesentlige endringer i utvekslingssamarbeidet, som for eksempel at varigheten på oppholdet er endret, eller at utvekslingssamarbeidet skal tilbys på andre studieretninger. Dersom den norske videregående skolen bytter samarbeidsskole i utlandet, må HK-dir få melding om dette i god tid før elevene skal søke støtte i Lånekassen. Skoleeier skal melde fra til HK-dir dersom utvekslingssamarbeidet legges ned.

Vedtak om godkjenning gjelder for fem skoleår av gangen. Skoleeier må sende søknad om videreføring innen 1. februar det skoleåret godkjenningen utløper. Søknad sendes gjennom HK-dirs elektroniske søknads- og rapporteringssystem, «Espresso». I forbindelse med søknad om videreføring av godkjenning, skal skoleeier oppgi antall elever som har benyttet seg av ordningen så langt, fordelt på år.

Dersom HK-dir mottar informasjon som tilsier at det foreligger vesentlige eller gjentatte brudd på vilkårene i forskriftens §§ 11 – 13, vil det kunne lede til at HK-dir vurderer tilbaketrekking av godkjenningen. Informasjon mottatt fra for eksempel elever/foresatte kan også medføre at HK-dir foretar en vurdering av om godkjenningen skal tilbaketrekkes.

Ved vurderingen av om et brudd skal anses vesentlig, vil HK-dir særlig legge vekt på i hvilken grad bruddet innebærer risiko for svekket elevsikkerhet, hvordan skoleeier har håndtert situasjonen, og hva skoleeier gjør for å unngå tilsvarende brudd i fremtiden, jf. § 14, andre avsnitt, siste setning. Det er her viktig å merke seg at også mindre alvorlige brudd på forskriftens ulike krav kan bli ansett som vesentlige dersom de gjentar seg.

Skoleeier vil få varsel om eventuell tilbaketrekking av godkjenning i god tid før et eventuelt tilbaketrekkingsvedtak blir fattet, jf. forvaltningsloven § 16. Skoleeier vil da gis mulighet til å opplyse saken, og eventuelt korrigere opplysningene som HK-dir har lagt til grunn.

Dersom godkjenningen av et utvekslingssamarbeid blir trukket tilbake, vil elever som allerede er i gang med et utvekslingsopphold, beholde sin rett til utdanningsstøtte inntil oppholdet er fullført.

Det er ikke satt noen etterfølgende begrensninger for når det er mulig å sende inn ny søknad om godkjenning.

Vi gjør til slutt oppmerksom på at HK-dirs myndighet knytter seg til oppfølging av brudd på vilkårene for godkjenning for utdanningsstøtte som fremgår av den forskriften som her er tema.

HK-dir vil dermed ikke kunne behandle eller fatte vedtak i saker som omhandler spørsmål knyttet til tolkningen/anvendelse av ulike avtaler mellom skoleeier og elever, eller spørsmål knyttet til andre rettsregler som kan være aktuelle i forbindelse med utvekslingsopphold.

***