For deg som har pågåande småskalapartnarskap tildelt i 2025

Sluttrapporten skal innehalde:

• Detaljert beskriving av kvar gjennomførte aktivitet.
• Kvantitativ og kvalitativ informasjon som viser om de har nådd dei måla de oppgav i søknaden.
• Sjølvvurdering, som i prosent viser i kva grad de har nådd prosjektmåla.

I tillegg må de laste opp prosjektresultata i Erasmus+ Project Results Platform.

De skal levere sluttrapport for prosjektet i beneficiary module innan 60 dagar etter at prosjektet er avslutta.

De vil få den endelege utbetalinga etter at rapporten er godkjend og seinast 60 dagar etter innsendt rapport.

Kontaktpersonen for prosjektet loggar inn med sin EU Login, den same som vart nytta i søknaden. Kontaktpersonen kan gi fleire prosjektdeltakarar tilgang til verktøyet.

Sluttrapporten må oppnå over 60 poeng for at den siste utbetalinga av det godkjende budsjettet ikkje skal reduserast. Dersom de oppnår svært høge poeng i sluttrapporten, kan prosjektet dykkar verte valt ut som eit såkalla godt døme, “a good practice”.

Når du skriv rapporten, er eit tips å alltid lagre det du skriv i eit separat dokument i tilfelle det skulle oppstå tekniske problem med Beneficiary Module.

Oppfølging og spreiing er viktig å planlegge på eit tidleg stadium

Jo fleire utanfor prosjektet som får kjennskap til kva de gjer og som kjenner engasjementet - desto større sjanse er det for at de når måla dykkar med prosjektet og at erfaringane dykkar kjem til nytte for andre. De bør derfor allereie i planleggingsstadiet legge ned ein del tankekraft på kva spreiingsaktivitetar de skal gjennomføre.

Av stor betydning gjennom heile prosjektet, og særleg i planlegginga og handteringa av resultata, er leiinga si deltaking og engasjement. Det er òg bra om alle i organisasjonen så langt som mogleg vert involverte i førebuingar og spreiingsaktivitetar, sjølv dei som ikkje sjølv har delteke aktivt i prosjektet.

Planlegg tid og ressursar. Ein utfordring er tid og pengar. For at prosjektet skal få draghjelp i rett retning, bør de tenke gjennom og planlegge den tida og dei ressursane de treng for effektivt spreiingsarbeid.

Alle organisasjonane i prosjektet bør tenke på korleis kvar og ein best når ut i sine land. Saman utviklar de ein spreiingsplan der de beskriv kva målgrupper de skal nå, kva verktøy og kanalar de skal bruke, og kva forventningar det er til effektane. Allereie i søknaden har de levert ein spreiingsplan, men det er alltid mogleg å utvikle den vidare under prosjektet, særleg om de fekk vite under kvalitetsvurderinga at den hadde manglar.

Korleis de spreier resultata og prosjektet dykkar er avhengig av kva de vil oppnå og av prosjektet sin karakter. Vil de nå ut til fleire potensielle brukarar og/eller avgjerdstakarar? Tenk på kva kanalar som er mest attraktive for målgruppa dykkar. Eit middel kan vere å nå ut via media. Skriv ei pressemelding eller ring lokalavisa eller ei passande fagavis og tips om prosjektet dykkar og kva de skal gjere.

Inviter sluttbrukarane. Vil de vere sikre på at dei som skal formidle og bruke prosjektresultata veit kva som er i gong, er eit forslag å invitere dei til førehandsvisningar, oppmuntre dei til å gi tilbakemelding og/eller bruke dei som testgruppe når de skal teste prototypar.

Før vidare til kollegaer. Det er viktig at kunnskapar og erfaringar de får gjennom prosjektet vert ført vidare internt til kollegaene dykkar. De kan til dømes presentere prosjektet på personalmøta, på ein konferanse eller andre passande arrangement.

Tips om aktivitetar, kanalar og verktøy de kan bruke for å spreie det de oppnår i prosjektet dykkar

• Blogg under og etter prosjektperioden.
• Spel inn film. Her kan de til dømes få hjelp frå målgruppa for partnarskapet.
• Skriv artiklar og kontakt lokalavisa og tips om kva de har funne ut, eller lat dei som deltek i aktivitetane skrive ein artikkel som lokalavisa kan publisere.
• Sprei informasjon om prosjektet og resultatet regionalt gjennom seminar og møte.
• Lærestader, politikarar, fagforeiningar og bransjeorganisasjonar kan ta del i fysiske resultat som kan spreiast vidare.
• Bruk EU: Erasmus+ Project Results Platform, som er Den europeiske kommisjonens nettstad der prosjekt og resultat vert publiserte.

Eksemplar på medium og verktøy

• Nettstader og nettplattformer.
• Møte, konferansar, verkstader og seminar.
• Utstillingar og demonstrasjonar.
• Rapportar, brosjyrar, artiklar i spesialtidsskrift.
• Audiovisuelt materiale.
• Sosiale medium av ulike slag.
• Opne arrangement.
• Eksisterande kontaktar og nettverk.

For fleire tips, sjå dokumentet frå EU-kommisjonen: "How to communicate your project"

EU-kommisjonen sine reglar for Erasmus+ pålegg HK-dir å gjennomføre ein grundig gjennomgang av ein viss prosentdel av avslutta prosjekt.

Dersom ein grundig gjennomgang blir aktuell for dykkar prosjekt, vil de få informasjon om dette etter at de har levert inn sluttrapporten. Målet er å kontrollere at dokumenta, samla inn av dykk som prosjekteigar, stemmer overeins med opplysningane i sluttrapporten og oppfyller krava i regelverket. Når gjennomgangen vår er ferdig, sender vi eit avslutningsbrev til prosjektet sin kontaktperson og legal representative der vi informerer om resultatet av gjennomgangen.

Originalkvitteringar, verifikasjonar og bokføring skal de oppbevare i inntil tre år etter prosjektet er avslutta.

For prosjekt som fekk tildeling i 2021 og 2022: Informasjon om kva dokument som blir kontrollerte og må oppbevarast er å finne i Annex III, Financial and contractual rules.

For prosjekt som fekk tildeling i 2023, 2024 og 2025: Informasjon om kva dokument som blir kontrollerte og må oppbevarast finn de i hovudkontrakten, Grant Agreement.