For deg som har pågåande småskalapartnarskap tildelt i 2024

Som koordinerande organisasjon og prosjekteigar har de ansvaret for heile partnarskapet og prosjektet, og å følgje opp, rapportere og evaluere aktivitetane kontinuerleg. Koordinator sitt ansvar kan ikkje delegerast til ein annan organisasjon.

Som koordinator har de ansvar for å samle inn all dokumentasjon for aktivitetar i prosjektet og å oppbevare denne i tre år etter at prosjektet er avslutta, for å fordele budsjettet til partnarar og for rapporteringa av prosjektet. For meir informasjon, sjå artikkel 7(b), Grant Agreement.

Det går fram av hovudkontrakten dykkar når utbetaling av prosjektmidlane vert gjennomført. For dei fleste prosjekt gjer vi ei første utbetaling etter at kontrakten har vorten signert av både koordinatororganisasjon og HK-dir. Siste utbetaling gjer vi etter sluttrapportering.

Vilkår for utbetaling er at de har gjennomført og rapportert aktivitetane i samsvar med søknaden. Dersom ein aktivitet ikkje er fullført, delvis er fullført, eller gjennomført på ein utilfredsstillande måte, kan dette påverke vurderinga av sluttrapporten, og summen som vert utbetalt ved avslutning kan verte redusert.

Utbetalingar og rapportering til HK-dir vert gjort i euro.

Ved førespurnad eller ved eventuell gjennomgang eller kontroll har de som koordinerande organisasjon ansvaret for å ta vare på og kunne vise fram all dokumentasjon for aktivitetar som er gjennomførte i prosjektet. I kontrakten, Grant Agreement artikkel 20, og i Erasmus+ Handbook for lump sums 2024 (pdf) finn de dokumentasjonskrava for gjennomførte aktivitetar.

Det er vanleg at mindre endringar skjer i løpet av prosjektperioden. Ta kontakt med oss ved HK-dir ved endringar. Eksempel på endringar som ikkje krev kontraktsendring, men der de må kontakte oss, er bytte av kontaktperson eller legal representative. Mindre omfordelingar av budsjettet innanfor éin aktivitet kan òg gjerast utan kontraktsendring.

Ved behov for større endringar i prosjektet i løpet av prosjektperioden kan de be om kontraktsendring.

Døme på endringar som krev kontraktsendring er

• Bytte av partnar eller at partnar hoppar av prosjektet.
• Vesentleg endring av innhald, resultat eller budsjett.
• Budsjettomfordeling mellom aktivitetar.
• Forlenging av prosjektperioden (makstida for eit prosjekt er 24 månader).

Dersom de har hatt kostnader for avlyste aktivitetar grunna uføresette hendingar som ikkje kan avverjast, kan de søke om å kunne nytte force majeure-klausulen i kontrakten. Vi betalar ikkje ut midlar i samband med godkjend søknad om å nytte force majeure-klausulen. Godkjent force majeure betyr at kostnaden for ikkje gjennomførte aktivitetar kan førast ved sluttrapporteringa og vil dermed ikkje belaste prosjekteigaren.

Før de sender inn søknaden om å bruke regelen om force majeure, er det viktig at de først undersøker moglegheitene for å få refundert pengar knytt til avlyste aktivitetar på anna vis, til dømes gjennom eventuelle forsikringar eller refunderbare billettar. Vi tilrår at de alltid bestiller reiser og overnattingar med avbestillingsvern.

Ta kontakt med oss saksbehandlarar dersom det er aktuelt for dykk å søke om å kunne påkalle force majeure.

Kontrollar i form av institusjonsbesøk: HK-dir kan kome til å gjennomføre kontrollar i form av besøk, anten på risikobasert grunnlag eller gjennom ei tilfeldig utveljing. Det er viktig at relevant dokumentasjon for gjennomførte aktivitetar og utarbeiding av resultat er samla og lett tilgjengeleg hjå organisasjonen. Vi kan også kome til å be om relevant dokumentasjon via e-post.

Formålet er å granske dokumentasjonen og kontrollere at prosjektet vert implementert i samsvar med søknaden. Dersom prosjektet dykkar vert valt ut, vil vi ta kontakt og avtale ein dato for besøket. Etter kontrollen sender vi tilbakemelding til kontaktpersonen i prosjektet og legal representative, der vi informerer om resultatet av gjennomgangen.

Monitoreringsbesøk: HK-dir kan også kome til å besøke pågåande prosjekt i eit såkalla monitoreringsbesøk. Formålet med monitoreringsbesøket er rettleiing. Dersom det vert aktuelt for prosjektet dykkar, vil vi ta kontakt på førehand og avtale tidspunkt.